大企業でも中小企業でも、新卒社員から役員まで、企業に属していれば「経費精算作業」は必ず行わなければならない作業となります。多くの人がつい後回しにしがちなこの複雑で面倒な作業を、もっと手軽に行いたい！と考えている企業を多くいらっしゃるでしょう。

　そんな企業にとって効果的なのが「経費精算システム」の導入です。精算作業を後回しにしがちな理由としては、「紙やレシートで保管している領収書の整理が面倒」「間違いが無いよう正確性を求められるため、時間がかかる」等が上げられると思いますが、システムを導入する事でこれらのお悩みを解決する事が出来ます。

　弊社の展開する勤怠システム「勤怠Trust」では、法に則った勤怠の管理が行えるだけでなく、オプション機能として「経費精算システム」を付ける事が可能となっております。毎日行われる出退勤等の勤怠管理と一緒に経費精算が行えるため、利用者側は手軽に、運営側は経費・労務の一括管理が可能になり、お互いにとってメリットが得られます。

　具体的にはどのようなシステムで、どのような使い方になるのか、その一部をご紹介させて頂きます。

勤怠Trustで利用できる経費申請

・仮払申請書

　事前に経費についてのお金を支払う「仮払い」が生じた際に利用する申請書。申請金額、仮払希望日、使用予定日、使用目的、等を記載できます。

・仮払精算書

　「仮払い」で支払ったお金の内訳を報告する申請書。「仮払申請書」と内容を結びつける事で、どの仮払いに対する精算書なのかが分かりやすく表示されます。

・交通費精算書

　交通費の精算を行う際に利用する申請書。区間、行先/目的、交通機関、片道/往復、等を記載でき、ファイルの添付が可能となっています。

　また専用のカードリーダーを繋げ、設定を行う事で、ICカードから交通費情報の取得が可能となります。

・経費精算書

　経費が生じた際に利用する申請書。日付、摘要、領収書の添付、等を記載できます。

・稟議書

　稟議が必要となった際に利用する申請書。事前に「稟議種別」を登録しておくことで、何の稟議なのかを選択する事が可能。稟議事項、相手先、決済条件、等が記載できます。

経費精算システム導入のメリット

1)精算業務の手間が削減

　手書きの申請書に領収書を添付して申請、など紙ベースの業務を行っている会社にとって一番大きなメリットでしょう。自動で区間の金額を算出したり、出先から申請する事で月末に溜め込む事がなくなったり、領収書をファイル添付する事で「どの申請書のどの領収書か分からない」といった事態に陥ったりする事がなくなります。

2)不正な申請の防止

　過大申請や私的支出といった不正を、ICカードと連携し、自動で交通利用期間を算出する事で防ぐことが出来ます。

3)全てのデータの一元管理が可能

　交通費精算だけでなく他の清算が搭載されているシステムを利用すれば、交通費申請はこのシステムを使って、経費精算はこっちで・・といったようにバラバラに管理する必要がなくなり、残業時間の削減にもなります。

　今回ご紹介をした機能は勤怠Trustの一部となり、他にも様々な労務管理を楽にする機能が搭載されています。また勤怠Trustは社労士監修のもと開発が行われているため、法に則った適切な管理ができるようになっており、法改正が施工された場合には随時アップデートを行っていく予定となっています。

　最近では感染症拡によって在宅勤務や時差出勤が推奨されており、大きく変わった働き方に適用するのに時間を取られ、事務作業が疎かにされて困っている担当者も多いでしょう。経費精算にかかる時間を削減し社内での働き方を変えていきたい、労務・経費を一括管理する事で面倒な作業をもっと楽に行いたい、と考えており、システムに興味をお持ちの企業様はぜひ一度、勤怠Trustへお問い合わせください。

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