企業が従業員の勤怠管理を行うことは義務であり、より正しい勤怠管理を求めてタイムカードを導入し出退勤打刻を行っている企業も多いでしょう。これらを導入して勤怠管理を行うことは長時間労働の抑制にもなり、適切な労働時間を管理するためにも重要とされていますが、近年では「タイムカードを打刻した時間」と「社員が労働をしている時間」で生じているズレが問題視されていることはご存じでしょうか。

　仕事を始める前の着替えや、朝食を摂るための早めの出社、仕事終わりの同僚との談笑、など仕事に関係ない時間であっても法的には労働時間に対して１分単位で残業代の支払いが必要とされているため、未払い残業で裁判になった際には「これらの時間を含めたタイムカードの時間＝実労働時間」とされ、残業代の支払いを命じられる可能性があります。

　正しく勤怠管理を行うために導入したはずのタイムカード機能も、こうなってしまっては企業側のマイナスとなってしまいます。今回はズレが生じてしまう問題点と、その対処法についてご紹介させていただきます。

勤怠管理を行う際の問題点

①打刻時間と労働時間のズレ

企業によってはタイムカードの打刻場所が会社のエントランスなど、実際に就業する場所と離れている可能性があります。そういった場合にはどうしても「打刻時間」と「実際の労働時間」で誤差が生じてしまいます。

残業代の未払いが問題となった場合、会社に到着しただけの時間(打刻時間)の方で支払いを命じられる場合もありますので、できる限りこのズレが生じないような工夫が必要となります。

②従業員によるタイムカードの不正

　　単純にタイムカード機械の故障もあり得ますが、機械の設定時間を勝手に操作するなど人為的に不正を行う事が可能となってしまいます。また、遅刻しそう・早退したい、といった際には代理の人間に打刻を頼むことや、管理方法によっては手書きで修正もできてしまうかもしれません。従業員による不正には、厳重な打刻ルールを徹底する必要があります。

③始業時間・終業時間の規定が曖昧

就業規則には会社の就業時間・始業時間・終業時間、が記載されていますが、着替えの時間や天候を警戒した早めの出社、終業後の帰り支度の時間、など細かい箇所については記載がされていない可能性があります。

　こういった時間を労働時間とするのか、しないのか、を管理するのは企業の問題となりますので、できる限り詳細を決めておく必要があります。

打刻ズレの対処法

　前項のような勤怠管理を行う上で気を付けなければならない時間のズレに関して、企業側はどのような対処を行うべきなのでしょうか。

①残業や早出に関して申請のルールを徹底する

タイムカードの時間管理だけでは「打刻時間」と「実際の労働時間」が曖昧となってしまうため、タイムカードは「勤怠管理の参考情報である」という位置づけをはっきりとさせておく必要があります。

そのうえで、早出や残業を行う場合には事前に「時間外就業申請」を行い、上長の承認を得た場合に限り残業を認める、という管理フローを徹底させておくとよいでしょう。

さらに残業後には実績を報告するようにして、実績にズレが生じた理由や私用での中抜け時間を申告するフローを導入すれば、より正確な管理が可能となります。

②タイムカードと労働時間のズレは理由を報告する

「タイムカードと実労働時間に〇分以上のズレがあった場合には、本人からその理由を上長へ報告する」というルールを徹底させておくことも効果的です。

会社の入口に打刻機があり、自身のデスクで仕事を始めるまでに数分時間がかかってしまうという企業は多く、どうしても5～10分程度の誤差が出てしまうのは仕方ありません。そういった職場環境を考慮した上で時間を区切り、「〇分以上」の場合は「何をしていた」という乖離理由書を提出させるといったルールで運用を行うのが良いでしょう。

　従業員と会社のトラブルを未然に防ぐためには、就業規則や社内ルールをしっかりと定めておくことが重要になります。そしてこれらの運用はタイムカードでの勤怠管理ではなく、勤怠をシステム化することでより柔軟に進める事ができます。

　弊社の提供する勤怠システム「勤怠トラスト」はクラウドサービスとなっており、端末があれば自身のタイミングで仕事を開始・終了することが可能です。また、標準機能として「事前残業申請」「事後残業申請」「乖離理由申請」が備わっているため、労働時間にズレが生じていても対策が可能となっております。

　社労士監修のシステムを利用し、より正確な勤怠管理を行いたい企業様はぜひ一度ご連絡くださいませ。

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