一般的に毎月従業員の残業時間・休日出勤時間などの労働時間をチェックし、データを確定する業務の事を「勤怠の締め作業」と言います。締め作業は給与計算には欠かせない業務となっているため、人事・労務管理者にとって勤怠の締め日前後は繁忙期となる事が多いでしょう。

　そしてこの締め作業を行ううえで、最も重要なのが「タイムカード」です。何月何日に何時間残業を行ったのか、打刻漏れはないか、有給は何日取得したのか、などをチェックし集計するだけでなく、管理者は従業員の勤務時間を把握する義務があるため、タイムカードはどの企業でも使用されていると思います。

　では、このタイムカードが「紙」か「システム」かの違いで人事・労務管理者の「締め作業」の負担が大きく異なってくるのはご存知でしょうか。近年よく耳にする「勤怠システム」では、普段から打刻漏れに関して警告を発したり、残業時間をリアルタイムで集計したりと、人が手を加えなくても締め作業に必要な業務をシステムが管理してくれます。

　在宅勤務や時差出社など様々な働き方を採用した結果、今まで以上に締めの確認作業に時間がかかっている企業様は、勤怠システムを導入する事でより多くのメリットが得られるかもしれません。

勤怠締日の仕事内容

　勤怠の締め日に行うのは、単純にタイムカードの確認だけではありません。残業申請や有給休暇取得申請の確認は勿論、それらが紙ベースであれば回収を行い間違いや集計が申請通りに行われているか1つずつチェックする必要があります。

　また従業員が正しく申請を行っていても、承認を行う上司の業務が滞っていては処理をすることが出来ないため、どの上司で申請が止まっているのか・いつまでに承認をしてもらうのか、といったスケジュール管理も重要になってきます。

　全社員の状況を確認しながら進めていかなければならない締め業務を、通常業務と併せて遂行していかなければならないため、時間が非常かかります。

勤怠システム導入による、締め作業のメリット

　勤怠管理をシステム化すると様々なメリットがあります。なかでも１番のメリットは、締め業務にかかる工数が削減される事で人事・労務担当者の残業時間を抑える事が出来る事でしょう。

　また今までは手計算で給与明細への打ち込みを行っていた場合には手間の削減だけでなく、人為的なミスをなくすことが出来るようになります。

　ほかにも紙ベースのタイムカードを廃止し、ペーパレス化する事で申請書の紛失を妨げる事も出来るなど、様々な面で楽に管理が出来るようになります。

　締め作業を行っていない従業員の方々は「少しくらい申請が遅れてもいいか」「正確な残業時間を報告しなくても大丈夫だろう」と思ってしまった事があるかもしれません。

　しかし、企業における締めとは自身の給与結果に直結する部分なので、曖昧で不正確な申請は自身の損となる可能性があります。また、締めを行っている人事・労務担当者の人間が従業員の勤怠状況を正確に把握し締め作業を行う事は、労働基準法に則った業務内容になっている事を客観的に証明するものとなるため非常に重要な作業となります。健全な事業を運営している事を証明するためにも「自分1人くらい」と思わず、社内の全員が日頃の勤怠を適切に管理するように心掛けていくべきでしょう。

　締め作業という視点から、より適切で分かりやすい勤怠システムを利用した管理に興味がある企業様は、是非1度弊社の勤怠トラストへお問い合わせください。

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