近年、様々な要因からテレワークや在宅勤務を行っている企業が増えてきていますが、それに伴い増加傾向にあるのが「勤怠管理のシステム化」でしょう。元来の紙媒体での勤怠管理とは違って出社をしなくても、どこからでも勤怠の打刻・申請が行える勤怠管理システムの需要は今後ますます大きくなっていきます。

　また昨今の働き方改革の推進により、人事・総務の行う勤怠管理業務が乱雑化しています。特に今後上場を目指している企業の場合は、コンプライアンスを意識した勤怠管理が求められるため「リアルタイムでの長時間労働の可視化」「法律にあわせたアップデート」など、適切で細かい管理が出来るクラウド型の勤怠システムは非常に役立ちます。

　それでは実際に、クラウド型勤怠管理システムを導入した場合にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

勤怠管理システムのメリット

①打刻時間の正確な把握

　勤怠管理の基本は出勤・退勤時間の把握です。最低限その2つの時刻が把握されていなければ、正確な勤怠管理が出来ているとは言えないでしょう。しかしタイムカードや打刻機による打刻の場合、タイムカード列に並ぶ時間が発生し正確な時間が記録されなかったり、直行直帰が生じた際には手書きによる申請でミスが生じたり、と様々な問題が起こりえます。

　その点、ネット環境が整っていればいつでも・どこからでも打刻が出来る勤怠システムであれば手軽に打刻が出来るようになります。またスマホからでも打刻が出来るシステムもあるので、出張先や直行先でも正確な時間を記録する事が出来ます。

②法律に沿った勤怠管理

　2019年4月より新たに発足した働き方改革関連法では「時間外労働の上限規制の導入」「年次有給休暇の年5日取得」などが取り決められました。他にもフレックスに関する内容など、従業員の勤怠に大きくかかわる内容が盛り込まれており、それらが順守されていない場合違法とされる可能性があります。

　クラウド型の勤怠管理システムでは、法改正が生じる度に法律に沿った内容の機能をアップデートする事が可能です。また36協定を超過しそうな時には警告アラートを発する事で、長時間労働を抑制する事も可能です。

③業務効率化による時間・コストの削減

　人事・労務の担当者にとって勤怠確認・給与計算は負荷のかかる業務であり、月末の締め作業には多くの時間がとられています。一切の間違いもなく打刻・申請がされていればまだしも、遅刻・早退や直行直帰の漏れ、申請未承認の発覚など、月末になって初めて不備が見つかりなかなか業務が終わらない、なんて事もあり得るでしょう。

　勤怠管理をシステム化する事によってそれらの不備を前もって利用者自身で気づかせる事ができ、管理者・利用者が共に時間を有効活用できるようになります。

④他システムとの連携

　勤怠管理システムの製品によっては、集計した勤怠のデータを給与計算システムなどのほかシステムと連携できるため、給与計算や明細の発行などをスムーズに行う事が出来ます。その他にも有給管理やシフト管理など様々な管理機能が付いている為、それらに関連したシステムへ連携する事で、勤怠管理に関わる事務作業を一元化する事が出来ます。

　こちらで紹介したのはメリットの一部であり、勤怠管理システムには他にもたくさんの導入すべき利点が備わっております。もちろん、導入するにあたり従業員にとっての使いやすさや月額利用料など、確認すべき点はたくさんあります。張り切って導入を行っても高度な機能が備わりすぎていて使いこなせなかったり、不要な機能が備わっている為に値段が高くなってしまっていては意味がありません。導入をする際には必ず自社の勤怠管理の問題点を把握し、それに合ったシステムを導入するようにしましょう。

　弊社が展開しているクラウド型勤怠管理システム「勤怠トラスト」では、スマホ・PC・タブレット、どの端末からでも出退勤の打刻、申請の作成・承認が行えるようになっております。また社労士監修の元制作されたシステムの為、法令に沿った勤怠集計は勿論の事法改正の際には無料でシステムアップデートを行います。

　感染症拡大やオリンピックによるテレワーク・在宅勤務の拡大だけでなく、働き方を従業員にゆだねる風潮の拡大によってフレックスタイム制や時差出勤も今後多くの会社で取り入れられていくでしょう。今後の勤怠管理システムの需要を見越して、興味を持たれている企業の担当者様は是非一度、お問い合わせください。

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