勤怠管理の集計にかける時間を節約したい、テレワークやフレックスなど様々な働き方に対応した勤怠管理を行いたい、など勤怠の管理をしている部署ではたくさんの要望があると思います。これらの要望をかなえるためにはシステムの導入が必要不可欠となりますが、自社の使い方に合っているのはどのようなシステムなのでしょうか。勤怠システムを選択する中で、重要視すべきポイントを紹介させて頂きます。

①コスト面

　企業が負担するコストには様々なものがありますが、なかでも人件費の占める割合は大きいでしょう。そもそも総務・人事というのは社内にて必須のポジションでありながら、利益を直に生み出さない為、その時点でコスト面ではマイナスとなってしまいます。とりわけ、正確性の求められる勤怠管理の集計にかかる時間は人件費のなかでも多く、ここを削減したいと考えている企業は多いでしょう。だからといって値段のみを重視して契約をしても、実際に使用してみたら全く自社での運用が出来なかった・・という話もよく耳にします。

　まずは自社で必ず使用しなければならない機能を確認し、それに合わせたシステムをピックアップした後にコストの比較をするのが良いでしょう。

②トライアル機能

　ネットでの情報やデモストレーションのみでは実際の使いやすさは分かりません。現在ではほとんどの企業が運用前の無料トライアルを展開しているため、必ず1度はトライアル利用をしてみる事をお勧めします。実際の使い方がイメージしやすくなるだけでなく、導入した後に「こんな事もしたかった」「設定が複雑すぎる」などのギャップを起こさない予防にもなります。また数社を同時にトライアル利用する事で比較をする事も出来ます。

③使いやすさ

　当たり前のように感じますが、勤怠システムとは多くの社員が毎日使用するものです。システムの利用能力には個人差があるため、システムに慣れていない方や年配の社員にもわかりやすいデザインである事、また、スマホでも対応が出来るのかなどの手軽さも大事なポイントとなります。

④法令順守の仕組みは備わっているのか

　勤怠管理を行う1番の理由は、社員の働き方をしっかりと管理する事にあります。単に出退勤の打刻を行うだけであればどんなシステムでも出来ますが、月80時間以上の労働や36協定の超過回数などの長時間労働の現状がリアルタイムで見られるようなシステムの導入をしておく事で、残業時間の削減をする事も出来ます。また、去年の4月に施工された働き方改革の内容に沿ったアップデートを随時行っていくようなシステムであれば尚安心です。

　これらのポイントはあくまで目安ですが、勤怠管理システムの導入を考える際には重要な条件になります。今後、様々な要因により今までの紙ベースでの勤怠管理は難しくなっていき、システムの導入が必須となってきます。導入の際にはこれらのポイントを参考にして頂ければと思います。

　また弊社が展開する「勤怠トラスト」では上記のポイントを網羅しており、導入の際にはIT導入補助金の制度も受けられるようになっています。勤怠管理システムの導入を考えていらっしゃる企業様はぜひ、ご連絡下さいませ。

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