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従業員のマイナンバーの正しい管理方法とは？

システム化, 労務, 管理

　感染症拡大が原因で、生活が困窮している国民を救済するための処置が世界各国で行われています。我々が暮らす日本でも昨年、国民一人につき10万円の給付金が支払われましたが、その際の申請方法について各地で混乱が発生したことを覚えていますでしょうか。自治体窓口に人が押し寄せたり、オンライン申請を受け付けるシステムで障害が多発したり、申請内容の不備による給付の滞りがあったり、様々な厄介な問題に多くの関係者が頭を抱えた事でしょう。

　そんななか注目されたのが、マイナンバーを使用した「国民一人一口座の登録を義務化し、マイナンバーと預貯金口座の紐づけを行う」というニュースです。今後、コロナウイルスのような不測の事態の救済処置をスムーズに行うためにも「マイナンバーカード」が重要視されつつあるのです。

　国民にとってかなり大事な個人情報となってくるマイナンバーですが、そもそもマイナンバーとはどのようなもので、会社で取り扱う際にはどのような事に気を付けたらいいのでしょうか？

　今回は上記を踏まえ、企業でのマイナンバーの取り扱いについてご紹介します。

マイナンバーとは？

　マイナンバーとは、政府主導で推進されている「マイナンバー(個人番号)制度」により国民一人一人に付与されている12桁の番号の事を言います。

　マイナンバーには社会保障、租税、災害対策に関する情報など、多くの個人情報がまとめられている事から、各種手続きをスムーズに行う事が出来ます。

　また、企業が従業員を雇用する際には社会保険や税金関連の手続きが必要となりますが、これらには全てマイナンバーが必要となります。健康保険や厚生年金保険資格取得・喪失届、健康保険被扶養者届、など多くの手続きでマイナンバーが必要となり、従業員だけでなく扶養家族などのマイナンバーも必要になるケースがあります。

　そのため、企業によっては膨大な数のマイナンバーを管理する必要が出てきます。

企業におけるマイナンバー管理のポイント

　企業が行わなければならない従業員のマイナンバー管理は、大きく分けて「収集」「利用・管理」「廃棄」の3つのポイントがあります。

 

①収集

　マイナンバーを収集する際には、企業は従業員に対して利用目的を明示しなければなりません。就業規則への明記、利用目的を記載した書類の提示など、文書で残す事でトラブルを未然に防ぐ効果があります。

　またマイナンバーの収集は企業に属する正社員だけでなく、アルバイトやパート、従業員の扶養家族も対象になります。しかし、派遣社員の場合は社会保険や税金関連を派遣元が管理しているので、派遣先の企業では収集できません。

 

②利用・管理

　企業によるマイナンバーの利用は、原則として「社会保障」「税」「災害対策」の手続きのみに限定されており、例えば会社で使用する社員番号やIDとして利用する事は出来ません。

　そしてもう1点注意が必要なのが、複数のグループ企業を運営している会社の場合です。こういった会社は、親会社が一括して情報を管理している事が多いですが、マイナンバーに関しては別法人が運営している場合には企業間での共有が出来ません。企業毎に従業員本人からマイナンバーの提供を受ける必要があります。

　また、マイナンバーは不変の番号となるため企業側が事務手続き上で必要な限りは保管し続ける事が可能となっています。

 

③廃棄

　上述の通り、廃棄までの明確な期間が定められていないため、必要な手続きが完了し不要となった場合には速やかに廃棄する必要があります。該当社員のマイナンバーが記載された書類は全て廃棄対象となり、決して復元できないようにする事がポイントとなります。

　企業でマイナンバーを管理する場合、注意すべき点が多いことはお分かりいただけたでしょうか。国民のプライバシーの侵害といった観点から、マイナンバーについて抵抗を示す方も多いですが、行政上の手続きを行う上で、顔写真・ＩＣチップ付きのマイナンバーカードは今後必ず重要となってきます。

　そんなマイナンバーについて、企業は細心の注意を払って収集・管理・廃棄を行っていかなければなりません。管理方法に関しては、Excel・印刷紙など様々なものがあるかと思いますが、最近ではクラウド上でも管理が行える「マイナンバー管理システム」があるのはご存じでしょうか。

　企業が行うマイナンバーの収集・保管・利用・廃棄までのプロセスを、クラウド上で完結できるシステムとなっており、ペーパレス化による保管の負担や紛失のリスクを防ぐ事が出来ます。

まとめ

　弊社が提案するクラウド型勤怠システム「勤怠Trust」では、一般的な勤怠管理はもちろん、オプションサービスとして労務管理システムが組み込まれており、従業員の勤怠管理と労務管理を一元化する事が出来ます。

　また労務管理システムを利用する場合には、マイナンバーの情報は一般の従業員やマイナンバー管理担当以外の労務担当者には表示されず、安全に管理できるようになっております。

　新入社員や中途社員を迎えるにあたり、複雑な労務管理と勤怠管理を一緒に管理する事で少しでも担当者の負担を減らしていきたい、とお考えの担当者様はぜひ一度、弊社の勤怠システム「勤怠Trust」までお問い合わせください。

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