新入社員や中途採用など、会社では様々な節目で入社する社員を迎える準備を行わなくてはいけません。その都度、労務担当の業務は慌ただしくなると思いますが、絶対に忘れてはいけない必須業務は何なのでしょうか。

　今回は入社前に用意すべき必要書類や、社内の管理事項をまとめるのに便利な把握すべき情報を紹介させて頂きます。

企業が社員へ準備すべき必要事項や備品

　社員が入社する前には、企業側は採用通知書や入社承諾書、誓約書、など様々な書類を準備する必要があります。内定通知書に関しては、内定を祝う文言の書類であり、とくに社員が記載する箇所はありませんが、入社承諾書や誓約書に関しては「入社の意思を明確にする」ものとなるため、署名が必要となります。

　こういった、必ず記載をもらい返信が必要な書類には、送付時に合わせて返信用の封筒を添付する事も忘れないようにしましょう。

　なお、企業が新入社員へ用意する書類には、他にも以下のようなものがあります。

・入社誓約書

　内定者の入社の意思を確認し、同時に内定者の身元確認を行う書類です。内定者が入社に同意する場合には、その事を示すために署名・捺印し、企業へ返送します。

・労働条件通知書

　労働者を新たに雇う際、とくに重要な、「労働契約の期間」「就業する場所・従事する業務内容」「就業時間(始業～終業、休日、休憩、所定労働時間を超える労働の有無)」「賃金・賞与に関する事項」「退職に関する事項」については書面で記載する必要があります。

・雇用契約書

　企業と社員が労働契約を結ぶことに同意したことを示す書類です。法律上必須ではありませんが、のちにトラブルが発生した際に重要となるため、作成をしたほうが良いでしょう。こちらも基本的には「入社誓約書」と同様、署名・捺印し、企業へ返送する必要があります。

　また、入社後スムーズに業務が開始できるように、貸出物や備品の用意も必要です。業務に応じて名刺や社員証、制服、デスク、社用電話、パソコンなども確保しておきましょう。メールアドレスや社内用IDなど、インターン環境の構築も忘れずにチェックしておくと良いでしょう。

社員が企業へ提出すべき書類

　企業へ提出する書類は、会社ごとや新卒・中途によって若干変わってきますが、基本的には以下のようなものが求められます。提出すべき書類についてはあらかじめ就業規則へ記載しておき、提出を拒んだ際や虚偽の報告があった際の対応についても記載しておくといいでしょう。

・年金手帳

・源泉徴収票

・扶養控除等申告書

・住民票記載事項証明書

・マイナンバー

・給与振込口座の届出書

入社手続きをスムーズに行って、働きやすい環境を

　新たに社員を1人増やすだけでも、これだけの必要書類・準備事項があります。これを1度に数人、1年間で数十人、企業の規模が大きければ数百人単位で管理しなくてはいけません。また、入社手続きには保険や税金などの重要な手続きもたくさんあるため、会社が入社手続きを滞りなく行える環境を整える事は従業員の働き方改善につながります。

　近年では事務従業員の人員削減・人手不足を背景に、バックオフィス業務の効率化が求められています。しかし、履歴書などの書類を確認しながら書類の手配や入力を行う入社手続きでは、効率化と合わせて正確性も必要となってきます。

　「正確性は欠かせないけど、数百人単位の手続きをもっと効率的に進めたい」とお考えの担当者様は、入社手続きの過程にクラウド型のオンラインシステムの導入を検討されてはいかがでしょうか。

　入社手続きに必要な書類をオンライン化する事で、従業員も入社予定の社員も、インターネット上で必要書類のやり取りを行う事が出来ます。また紙ベースではなく、ネット上での保存・管理でペーパレス化となるため、書類の紛失・記載ミスなども削減されます。

　弊社の展開している勤怠システム「勤怠Trust」では、勤怠システムの基本的な使い方である勤怠打刻・ワークフローシステムの利用はもちろん、オプション機能として「人事管理システム」の利用が可能となっております。

　人事管理オプションでは人事情報や扶養者情報、マイナンバーの管理が可能となっており、それらの管理が勤怠システムと同じシステム内で可能となっているため、従業員の作業効率化を図ることも可能でしょう。

　煩わしい人事管理をペーパレス化しもっと効率的に働きたい、既存の勤怠管理と合わせて一緒に運用していきたい、とお考えの担当者様はぜひ一度、お問い合わせ下さい。

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