企業には発注や請求など様々な場面で行うべき業務がありますが、それらの業務を行う際に発生する一連の流れの事をワークフローと言います。簡単にいうと「申請・承認・決済」の流れの事を指し、このワークフローの流れの中では、誰がどのタイミングで判断や処理を行うか・会社のルールに則っているか、が重要なポイントとなってきます。

　それらがあらかじめ決められていれば効率アップに繋がり、また可視化される事で業務内のどこに無駄があるのか・誰がどのタイミングでミスをしたのかが分かりやすく、社内管理を行う事も楽になります。

　しかしその反面、可視化する事によって「必要書類や承認者が明確ではない」「承認者が不在の為、業務が滞っている」「書類の管理・記入に時間がかかる」「業務の進捗状況が不明瞭となっている」といったデメリットも生じます。特にこれらのデメリットは、書類を使用したワークフロー体制を取っている企業に多く見られるようです。

　これらの問題を解決するために、紙ではなくデータによる業務管理を行うのが「ワークフローシステム」となります。

　ワークフローシステムを導入する事によって、デメリットを解消するだけでなく、どのようなメリットがもたらされるのでしょうか。そして、勤怠システムとワークフローシステムを一緒に管理するメリットは何なのでしょうか。

紙による管理のデメリット

　決められたワークフローに沿って業務を行う際、最初に利用されるのが「申請書」です。勤怠管理でよく用いられる「残業申請書」「休暇取得申請書」、また経費精算では「稟議書」「仮払い申請書」「出張費用申請書」など、多くの種類の申請書が存在します。

これだけの種類の申請書を「紙」で運用した場合には、

・同様の内容の申請書も、すべて手書きで記入

・金額の手計算による計算ミス

・申請書への押印

・承認者不在の場合のタイムロス

・申請書類保管場所の確保

・書類紛失時の対応

など、多くの手間がかかります。

　そしてこれらの手間の積み重ねが会社全体で見たときには大きな時間のロスとなり、間接作業が増える事によって業務効率の低下にもつながります。

　また申請書の紙の紛失や、記入ミス、承認漏れによる内部統制上のリスク、承認者不在による決済の遅れ、など様々なデメリットが考えられるでしょう。

システム導入によるメリット

　前項であげたデメリットを解消するためにも「ワークフローシステム」の導入は必須といえます。

　ワークフローシステムとは、紙の申請書や伝票など業務手続に必要なものを電子化し、PCやモバイル端末から申請・承認・閲覧を可能とします。

　そして電子化する事によって申請書の入力内容の複製、金額の自動計算、遠方からの承認作業が可能となり、紙媒体で行うワークフロー業務にかかる時間やミスを大幅に削減する事ができます。

　また紙の書類で業務を行う場合、書類がどこで止まっているのかが分からない・差戻された為1から申請をやり直そうとしたところ書類が見当たらない、といった課題もありますが、ワークフローシステムを利用すると、どの申請を誰が止めているのかがすぐに確認出来ます。

　これらのメリットによって無駄な時間の削減や、業務の効率化はもちろん、ワークフローシステムを活用する事によって一般社員のユーザーだけでなく、承認者である上長や管理を行う経理部・管理部も効率的に働く事が出来ます。

　会議や勤怠管理などがシステム化される一方で、ハンコ文化がまだまだ根強い日本の企業。せっかくテレワークを導入したにも関わらず、申請や承認の為に毎回出社している人も少なくないのではないでしょうか。

　弊社が提案する勤怠システム「勤怠Trust」では、勤怠管理全般のシステム化はもちろん、基本的な機能として「残業申請」「休暇取得申請」「打刻修正申請」「休日出勤申請」等の「ワークフローシステム」が搭載されており、基本料金のみで利用する事が可能となっております。また経費精算オプションをご契約頂ければ、「稟議書」「仮払い申請書」等も利用が可能となります。

　今後、様々な要因からますます「電子化」が推奨されるこの時に、勤怠管理と合わせてワークフローもシステム化し、より快適な管理を行いたいとお考えの担当者様は是非一度、弊社の勤怠Trustまでお問い合わせください。

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