「36協定」って名前は聞いたことあるけど、実際何なの？という方も多いのではないでしょうか。
36協定とは？
36協定とは、正式には「時間外・休日労働に関する協定書」といい、労働基準法36条に定められている労働時間の「1日8時間」「1週40時間」を超えて労働をする場合には、この協定を締結し、所轄の労働基準監督署へ必ず届け出なければなりません。もし届け出のないまま法定労働時間を超えて労働させると「労働基準法違反」となり、雇用者には「6カ月以下の懲役または30万以下の罰金」が課せられます。
なお、絶対に「法定労働時間を超えて労働させない」「法定休日に労働させない」のであれば36協定を結ぶ必要はありません。
例えば「1日7時間勤務」「完全週休2日制」の会社であれば、毎日1時間残業をしても8時間×5日＝40時間で法定労働時間内に収まるので、36協定の届け出をしなくても良い、となります。とはいえ、1分でも超えて働く可能性がある場合は締結をしておくほうがいいでしょう。
時間外労働の上限規制とは？
もちろん、36協定を結べば何時間でも時間外労働・休日労働をさせてもいい、という訳ではありません。36協定では「1日」「1カ月」「1年」ごとに延長できる時間を定める事ができ、延長できる時間には上限があります。
その時間外労働の上限(限度時間)は、月45時間・年360時間となります。この上限は、例えば「システムの大規模改修の時期や受注が集中した」などの臨時的な特別の事情がなければ超える事はできません。
上記のような理由で、臨時的に限度時間を超えて時間外労働を行う可能性がある場合には「特別条項付き36協定」を結ぶことで、年720時間・複数月平均80時間以内（休日労働を含む）・月100時間未満（休日労働を含む）、まで延長できます。ただし、月45時間を超えて働く事が出来るのは、年間6回までになります。
36協定をしっかりと守って法律違反とならない為には、厳重な勤怠管理が必要となります。そしてしっかりと勤怠管理を行うのであれば、「勤怠管理システム」を用いた従業員の勤務状況の可視化が有効的な手段となります。
なぜ、勤怠管理システムの導入が36協定を守るのに有効的なのか。その理由をご紹介していきます。
1)手軽に残業時間の管理が出来る
36協定を締結したことにより、時間外労働に上限が定められるため、従業員を残業させる場合には残業時間に気を付けなければなりません。残業時間を正確に管理するには従業員が自ら残業申請をあげ、上司が承認する、といったワークフロー環境を整えておくことが大切です。
また上司が部下の労働時間を把握しておくことで、申請が上がってきたタイミングで長時間労働となっていた場合には残業をさせずに却下する、という選択も出来ます。
ほとんどの勤怠管理システムではワークフロー機能が搭載されており、勤怠管理と一緒に残業時間の管理もできるようになっています。過去の残業時間のデータと見比べて、繁忙期を予想して長時間労働の予防を行う、等の使い方も出来る勤怠管理システムの導入は、36協定を守るためにも必須になるでしょう。
2)警告メールで長時間労働の予防
勤怠管理システムの中には、「警告メール」が搭載されているものもあります。「時間外労働が〇時間を超えた際にはメールをとばす」といった内容で設定をしておく事で、登録された時間に残業時間が達した際には自動で警告メールを配信してくれます。もちろん、本人だけでなく上司にも同じメールを配信する事で、部下の時間を把握させる事も可能です。
この警告メール機能は長時間労働の予防だけでなく、「申請が上げられた時」や「法定休日の出勤日数」などでも登録が出来るので、法に則った勤怠管理を目指している企業にはメリットが多い機能になります。
弊社が提案する勤怠管理システム「勤怠Trust」では、上記で紹介した機能が搭載されており、さらに「36協定の設定」を行う事で従業員の36協定の順守状況を一目で確認できる仕様となっております。
またユーザー画面には該当月の総労働時間・残業時間・休日出勤時間・深夜労働時間など基本的な就業時間の他に、有給の取得状況・申請の進捗状況・管理者からのメッセージを表示するインフォメーションの項目があります。これらの項目を分かりやすく表示させる事で、社員が自分自身で簡単に労働時間の把握を行えるようにもなっています。
他にも、長時間労働を意識させるため、管理者・上司設定をしているアカウントでログインをすると、トップページに「時間外労働ランキング」(残業時間の多い人ランキング)や「36協定超過回数グラフ」等のグラフやメッセージが表示されるようになっています。
「長時間労働を抑制する事で36協定を順守し、きちんとした勤怠管理を行っていきたい。そのために勤怠管理システムの導入を考えている」という担当者様はぜひ一度、弊社の勤怠Trustまでお問い合わせください。
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