会社の経営者や管理者であれば、だれもが頭を悩ませるのが「コスト削減」だと思います。なかでも一番扱いづらいのが「総務」に関するコストではないでしょうか。そもそも総務が扱っている作業は会社を運営していくうえで必要不可欠であり重要な仕事ですが、その作業が会社へ利益をもたらすことはありません。それどころか「勤怠管理」や「給与管理」という慎重な計算が必要とされる作業が多く、その集計にかかる手間や人件費は毎月かなりの金額となります。

　特に給与計算の基となり、毎月の変動が大きい「勤怠管理」はどうしても時間がかかってしまいます。タイムカードを使っている場合は社員がカードへ時間を記入し、記入されたカードを総務社員が確認する、という単純な作業ですが、記入漏れはないか・不正な残業申請はないか・計算結果のダブルチェック・・等、確認をしなきゃいけないことが山ほどあるためです。

　こういった毎月の総務にかかる人件費を削減させるために有効的なのが「勤怠管理システム」の導入になります。勤怠管理システムでは、あらかじめ決められたルールにのっとって集計が行われるため、初期設定さえしっかり行っておけば毎月の集計はシステムが行ってくれます。

　勤怠管理システムの名前や仕様は聞いたことあるけれど、実際に何が・どんな風に楽になってコスト削減へ繋がるのか、疑問に感じている担当者もいるでしょう。今回は、システムを導入する事で「どのようなコスト削減効果があるのか」といった事を具体的に紹介させて頂きます。

勤怠管理システムがもたらす削減効果

・勤怠集計、給与計算にかかる人件費

　「勤怠管理システム」というだけあって、やはり一番効果が大きいのは「勤怠集計」にかかる時間の削減、それに伴う人件費の削減となります。「所定外労働時間」「深夜残業時間」「法定休日」といった複雑な計算結果も、社員がシステム上で出退勤の打刻を行うだけで自動的に計算が行われます。また「有給管理」や「経費精算」の機能が搭載されているシステムであれば、それらもまとめて計算されます。

　タイムカードを手作業で確認していたり、社員からの申告を基にExcelへデータ入力を行っていたりする会社の場合は、既にこれだけでも大きなコスト削減につながるでしょう。

・不正打刻によるコスト

　手作業による勤怠集計において、目視では確認できないのが「不正打刻」によるコストの発生です。不正打刻とは、簡単にいうと出退勤時間をごまかすことで、本来より多く残業代を請求したり、他人のカードで打刻をしたりする事です。タイムカードの記載は任意入力ですので、こういった不正を行う事で気づかずに多く給与を支払っている可能性はぬぐえません。

　しかし、クラウド型のシステムであれば勤怠管理システムにアクセスしていた時間や場所の特定が可能となります。そのため、会社にいない時間帯に残業申請が上がっているといった不正も一目で確認する事が出来るのです。また、個人情報と連携しているICカード等を利用した打刻方法を運用すれば、他人の情報を使って出退勤を行う事も出来なくなります。

・ランニングコスト

システム導入時にかかる費用が大きそう・・と思うかもしれませんが、導入を行う事で人件費の削減はもちろん、タイムカード代や前準備にかかるコスト、そして全社員のタイムカード保管場所にかかるコストも削減が出来ます。これらは一度にかかる金額が少ないためぱっと見安く見えますが、長期的にみるとやはり馬鹿には出来ません。

・経営判断の効率化

勤怠管理システムを使う事で部署毎の平均労働時間を算出し、これを参考にする事で、どこの部署が働きすぎなのかということが分かります。その結果を基に繁忙期は人員を増やしたり、他の部署へ仕事を分け与えたり、長時間労働者へ警告を出したり、といった経営判断が迅速に行えるようになるのです。

　こういった時間調整を行う事で、労働者へ無理のない働き方を提供する事ができ、ワークライフバランスが保たれる事で長期就労へもつながるかもしれません。

　「勤怠管理システム」を導入する事は、単純に「人件費の削減」だけではありません。必要な業務を回しつつも可能な限り人件費を減らし、会社のコスト面を長期的に安定させるという大きなメリットが得られます。

　弊社の提案するクラウド型勤怠管理システム「勤怠Trust」では、実際にシステムを導入されたお客様より「時間削減につながった」という意見を頂いております。現在の管理業務をもっと楽にしてコスト削減を目指したい、とお考えの方はぜひ一度、お問い合わせくださいませ。

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