日本が直面する「少子高齢化に伴う生産年齢人口の減退」や「働く人々のニーズの多様性」などの課題を解決するため、2019年4月に「働き方改革法案」が施工されました。会社に所属する労働者、一人一人の事情に応じて多様な働き方を選択する事で、よりよい社会の実現を目指している「働き方改革」ですが、中でも一番注目されたのは「年5日の年次有給休暇の取得義務」ではないでしょうか。

　有給休暇の取得義務とは、労働者の心身のリフレッシュを図ることが目的であり、企業の規模にかかわらず労働者に年間で最低5日の有給取得が義務付けられた事を言います。

　義務であることから違反した場合には罰則が課せられるため、使用者は労働者ごとに異なる付与日や年間の期日をしっかりと把握しておく必要があります。働き方改革法案施工前から管理が行われていれば問題ありませんが、「有給日数の把握なんてしていない」という企業の場合は、改めて管理の見直しを行う必要があるでしょう。

　そして適切な有給の管理には、システムの導入による運用が不可欠といえます。基本的にシステムではどのような機能が必要となるのか、弊社の勤怠システム「勤怠Trust」を例にご紹介させて頂きます。

①年次有給休暇の設定

　採用日方式(入社〇カ月後に付与)、基準日方式(基準日▲月▲日一斉付与)、繰越設定、出勤率の設定、等を行っておくことで、あらかじめ登録してある従業員の入社日から自動計算し、設定通りの有給付与が行われます。働き方が正社員かパートかによって、法令通りの日数が付与となります。

　付与が行われた従業員の有給情報は、「有給休暇管理台帳」で確認する事が出来ます。

②有給休暇管理台帳

　年次有給休暇の付与日、付与日数、繰越日数、残日数、取得履歴、等の有給に関する状況が確認できるページ。有給の残日数、残時間数はインポートや手入力にて登録を行う事も出来るため、システム導入時には手軽に既存の情報を読み込ませたり、法令以上の有給付与を行いたい時には管理者が登録を行ったりすることが出来ます。

　また設定次第では、有給取得の期日(付与日から1年後)と、取得義務日数に対する残日数(あと〇日取得して下さい)といった表示も可能です。

③有給の警告設定

　労働者が利用するユーザー画面に「年休取得状況」を表示させる事が出来ます。年間の現時点での有給取得日数と、期日までの残りの取得日数が表示され、半日で取得した日数(0.5日)を切り上げるか、切り下げるか、の設定も可能となっています。

　また管理者側の画面では、1年間に取得しなければならない有給日数の登録や、期日時点で未取得の日数がある従業員がいた場合に、警告を表示してくれる機能が利用できます。

④有給休暇の一斉取得登録

　年末年始や夏季休暇など、特定の日を全社員「有給」として定めており、一人一人申請を上げてもらうのは大変、という場合には管理者側が一括で特定の日付を有給として処理することが可能です。

　使用者側が前もって有給の取得日を割り振る「計画年休」を導入している場合は、こちらの機能を使用する事で簡単に登録が出来るため便利になります。

　有給消化が追い付いていない従業員がいた場合、管理者は有給を取得するように本人や上司に声がけを行って対応しなければなりません。そのためには、常に「誰が」「何日間」の取得を行ったのか、一目でわかるシステムの導入が理想的と言えるでしょう。

　弊社が提案するシステム「勤怠Trust」では、労働者毎の有給取得状況を正確、かつリアルタイムに確認ができ、複雑な手間を取ることなく管理者・ユーザーが共に有給の管理を行う事が出来ます。

　システムの導入にあたり、法令通りの正しい勤怠管理が行えるだけでなく、正しい有給の管理も行っていきたい、とお考えの担当者様はぜひ一度、勤怠Trustまでお問い合わせください。

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