勤怠管理システム導入の失敗例から学ぶ、成功のカギとは

　働き方改革やコロナウイルス蔓延による在宅勤務の推奨により、近年では多くの企業で働き方が変化してきています。変化する働き方に対応をするため、勤怠管理システムの導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。

勤怠管理システムを導入する事で様々な働き方に対応できるだけでなく、有給管理、シフト作成、長時間労働抑制など、勤怠に関する業務を客観的かつ手軽に行えるようになります。

　しかし、システムを導入する際には、ある程度のコストがかかってきます。費用をかける以上、企業としては導入後の失敗を減らし、適切な管理を行えるようにしたいと考えるのが普通でしょう。

　現在では多くの企業から勤怠管理システムが販売されており、どんなものを選べばいいのか分からないという担当者の声を耳にします。

そこで今回は、勤怠管理システム導入の失敗例を基に、どのようなシステムを選ぶべきなのかを紹介していきます。

システム導入の主な失敗例とは？

　システムを導入する事で、どのような状況になる事を「失敗」と呼ぶのでしょうか。具体的な例を交えて説明していきます。

・自社の規模や働き方にあっていない

　「有名だから」「費用が安いから」だけで選んだ結果、自社の規模感にあっていなかったり、必要な機能が備わっていなければ導入は失敗といえるでしょう。

　従業員数が10数名程度であれば、機能が多すぎるシステムは混乱を招く可能性があり、コストもかかってきてしまいます。逆に大人数で、部署や従業員ごとに働き方が違ってくる企業の場合、それぞれの働き方に対応できるシステムを選ぶ必要があります。

　アルバイトやフレックス、時短勤務、裁量労働制など、自社で使われている働き方を洗い出し、全ての働き方の管理が出来るのかをチェックしておきましょう。

・カスタマイズが出来ない

　独自の就業規則や福利厚生は、基本的に既存のシステムには備わっていません。自社ならではの打刻ルール、休暇項目、勤怠集計方法、等がある場合には、それらに対応したカスタマイズが可能なのかを確認しましょう。

・アップデート体制が整っていない

　勤怠を管理する上で一番重要なのが「法令に沿っているかどうか」になります。法律が守られていない場合、罰則を受ける事で社会的信頼を失いかねません。

　勤怠に関する法律は年々改正されています。法改正に則っていないため最新の勤怠管理が出来ない、という状況に陥らないように気を付けましょう。

　またアップデートにお金がかかるという可能性もあるため、システムが法改正にどのように対応しているのかも必ず確認しましょう。

　それでは、前項目で紹介したような失敗をしないためには、どのような準備を行えばいいのでしょうか。勤怠管理システムを導入するにあたり、やっておくべきこと・確認しておくべきことを紹介していきます。

・無料トライアル

　ほとんどの勤怠管理システムでは、無料でトライアル利用する事が出来ます。様々なシステムと比較するめにも、積極的にトライアル利用をしましょう。

　なおトライアルを利用する場合には、機能や使いやすさだけでなく、締め日前や繁忙期のサーバーの重さなども大事なポイントです。

また無料トライアル時に総務部や人事部といった、勤怠集計を行う部署でしか試さなかったため、他の部署の働き化に合わなかったという話を聞きます。

　勤怠システムは全社員が利用するものですので、全社員に対応できるのかを確認するためにも各部署の代表数名の従業員にも操作をしてもらう様にしましょう。

・従業員の働き方に対応しているか比較

　在宅、時短、フレックス、裁量労働制、シフトなど、従業員によって働き方は様々です。事前にできるだけ多くの部署の従業員から、どんな機能がどんな時に必要なのかを聞き出しておくとシステム選びの際に役立つでしょう。

・スマホ、アプリで対応可能か

　勤怠システムの中には、スマホやタブレット端末で操作出来たり、専用のアプリで操作できたりするものもあります。

オフィスにいなくても操作が出来るため、外回りの多い営業社員は直行直帰先や出張先で、在宅の社員は自宅にいながら打刻が出来、重宝される機能になります。

　しかし、アプリ単体で運用するシステムの場合には、勤怠集計やデータ確認などの機能が足りない可能性もあるため、注意しましょう。

　勤怠管理システムはメリットの多い魅力的なシステムですが、コストや準備に時間がかかるため、一度導入を行うと変更を行うことがなかなか難しくなります。

システム導入に費用と工数をかける以上、自社にあった適切な管理、手軽な操作が出来るシステムを選びましょう。

　弊社が提案するクラウド型勤怠管理システム【勤怠Trust】は、社労士監修で最新の法令改正に対応しているシステムになります。部署や従業員毎の異なる働き方に対応し、企業独自の利用方法がある場合にはカスタマイズ対応も可能となっております。

　また、法改正が発生した場合のシステムのアップデートは無料で行われるため、安心して長期的に利用できるのも魅力の一つです。

　勤怠Trustでは1カ月の無料トライルも実施しているため、勤怠管理システムの導入を検討されている企業様はぜひ一度、お問い合わせくださいませ。

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