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社内コミュニケーションが不足する原因と解決策は？

システム化, 労務, 在宅勤務, 管理

　ストレスなく仕事をすすめるためには、日ごろから同僚や上司と頻繁にコミュニケーションをとり、友好的な人間関係を築けているかどうかが重要になります。

　特に在宅勤務が推奨され、顔を合わせた打ち合わせや飲み会が減った昨今では、煩わしさが減った代わりに、社内コミュニケーションを取る場所も急激に減ってきてしまいました。その結果「企業や部署に所属している」という意識が薄くなり、従業員の離職にも繋がりかねません。

　在宅勤務が当たり前になるこれからの時代、社員同士の交流を途絶えさせず、情報を共有しやすい環境を作っていく事は企業持続に関わる大きいポイントの一つになってくるでしょう。

　今回はそんな「社内コミュニケーション」に焦点をあて、コミュニケーション不足の原因やその解決策についてご紹介していきます。

社内でコミュニケーション不足が発生する原因

1)「タテ」のコミュニケーションが不足している

　会社では同期や同僚といった「ヨコ」のコミュニケーションだけでなく、上司や部下といった「タテ」のコミュニケーションも同様に重視しなければなりません。しかし、社内の年齢層にばらつきがある、チームや部署の数が多岐にわたる、等の理由から、立場を超えたコミュニケーションが不足しているケースもあります。

　その結果、現場で働く社員の状況を上司が把握していなかったり、経営陣が思い描く企業のイメージ像が部下に伝わっていなかったり、という事態に発展してしまいます。

　情報共有が出来る仕組みがあっても、それが一方的なものではコミュニケーションが取れているとは言えません。社員と上司・経営陣が向き合って意思疎通が図れるよう、意識的に機会を設けていきましょう。

 

2)部署間の情報共有が出来ていない

　企業とはチームで成り立っており、それぞれが担当する仕事の内容毎によって、部署・事業、が分けられています。その一つ一つの仕事内容が合わさって「会社」として機能していくため、部署間で協力しないと進められない業務もあります。

　そのような業務をスムーズに進めるためには、日ごろから用事の有無にかかわらず交流をしておくことが大切です。部署間で情報共有が出来ておらず、お互いの状況が分からなければ、いざという時に連携がしにくくなります。

 

3)コミュニケーションツールに問題がある

　従業員自身にコミュニケーションをとる意欲があっても、使用しているコミュニケーションツールが確立していない事には限界があります。

　例えば一つの職場で電話やファックス、メールなど、様々なツールを利用している場合、情報が点在してしまいます。その情報をまとめあげるのに時間がかかる、複数回同じ内容の情報を求められる、要件が伝わらない、等の弊害が生じると、そもそもコミュニケーションを取ること自体煩わしくなり連絡がおろそかになる可能性もあるでしょう。

　コミュニケーションの頻度や質が低下すると、予想もしない事態に発展することもありえるので、社内のコミュニケーションをスムーズにするためには、コミュニケーションツールも見直すようにしましょう。

コミュニケーション不足を解消する方法は？

1)1on1でのコミュニケーションを取る

　社員と上司のコミュニケーションを促すためには、定期的に1on1(1対1)でのミーティングを開催すると効果的です。周りの目を気にせず、普段から思っている事を話す機会を設ければ、業務の悩みや不安を解消しやすくなるでしょう。

　尚、評価面談とは違って社員の気持ちに寄り添う事が大切になるので、ミーティングの結果が社員の評価や給与に直結しないように注意しましょう。

 

2)メンター制度を導入する

　メンター制度とは、所属する上司とは別に、年齢の近い年上の先輩社員や社歴の近い先輩社員が、新入社員をサポートする制度になります。比較的若手同士の関係となってくるので、上司とは違い、仕事やプライベートに関する悩みを相談しやすい環境が期待できます。

 

3)社内イベントを開催する

　社内イベントとは主に社員同士が集まり、業務時間外でコミュニケーションを深める場の事を言います。社内イベントには社員旅行やお花見、忘年会など、様々なものがありますが、基本的にはお酒を交えて食事をする事が多いでしょう。

　業務中とは違い、プライベートに近いイベントになるため、普段あまり話したことのない部署や事業部の人と話をする機会があるかもしれません。

 

4)コミュニケーションツールの導入

　社内の報連相において、電話やメールよりもチャットサービスや社内SNSを導入することをお勧めします。例えばチャットツールであれば、業務に必要な進捗管理や業務日報などを個人間でスピーディーに共有でき、グループチャットを利用すれば部署内での打ち合わせも手軽に終わらせる事が出来ます。

 

まとめ

　一言で「コミュニケーションを円滑にする」といっても、すぐに問題は解消されません。しかしコミュニケーション不足問題は、社員同士の連携を鈍らせミスを発生させる原因になったり、人間関係の悩みを打ち明けられず離職に繋がったり、と様々なデメリットを生む可能性があり、積極的に解決する必要があります。

　社内でコミュニケーション不足が発生している場合は、自社内の状況をしっかりと検討し、最適な対応策がとれるように準備していきましょう。

　弊社が提案する勤怠システム「勤怠Trust」では、法に則った勤怠管理はもちろん、社内カレンダや社内チャット機能が搭載されており、従業員間の円滑なコミュニケーションを手助けする機能が備わっています。

　コミュニケーション向上の施策の一環として、興味のある企業様はぜひ一度資料をダウンロード頂ければと思います。

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