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クラウド型勤怠管理システムを使うべき、5つのメリット☆

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　働き方改革関連法案施工やテレワーク対策に向けて、今までの勤怠管理の見直しを行っている企業様も多いのではないでしょうか。

　法律に則って適切な勤怠管理を手軽に行うためには「クラウド型の勤怠管理システム」が役に立ちます。

　今回は、クラウド型の勤怠管理システムを導入する事で、人事労務担当者や従業員に生じる5つのメリットを紹介していきます。

そもそも「クラウド型勤怠管理システム」とは？

　勤怠管理とは、労働基準法などの法令を守るために企業が従業員の勤怠情報を管理する事を言います。そして「勤怠管理システム」とは管理しなくてはならない勤怠情報、例えば、出退勤打刻時間・有給休暇残数・残業申請の有無・シフト作成などといった必要な情報を、一括で管理する事が出来るシステムになります。

　なかでもクラウド型の場合はオンラインで利用できるクラウドサーバーを利用し、インターネットに接続できる機器さえあれば、IDとパスワードを入力するだけでどこからでも使用する事が出来ます。

　勤怠管理システムの提供形態にはクラウドの他に、オンプレミス・パッケージなどの種類がありますが、初期費用をかけずに比較的手軽に導入出来ることからクラウド型が注目されています。

クラウド型勤怠管理システム導入のメリット

①打刻時間の不正防止

　　勤怠管理の基本は出勤・退勤時間の把握です。最低限その2つの時刻が把握されていなければ、正確な勤怠管理が出来ているとは言えないでしょう。

　しかしタイムカードや打刻機による打刻の場合、いつでも入力・追記・修正ができてしまうため「従業員の不正入力」や「データの改ざん」が行われてしまう可能性があります。出退勤時間や残業時間を自由に変更できる状態では、「客観的な労働時間の把握」とは言えません。

　その点、クラウド型勤怠管理システムでは様々な不正防止に役立つ機能が備わっています。例えば、パソコンやスマホから利用した際に、打刻したときの位置情報の取得が出来る「位置情報(GPS)取得機能」だったり、打刻忘れによる出退勤時間の修正は上長の承認がなければできない「ワークフロー機能」が備わっています。承認された内容は自動で勤務表へ反応する事が可能ですので、従業員が自由に書き換える事は出来なくなります。

 

②法令順守に沿った管理

　元々、労働基準法には労働時間・休日・深夜労働の規定があり使用者である企業では、これらを適切に管理する責務があります。

　さらに2019年4月より新たに発足した働き方改革関連法では「時間外労働の上限規制の導入」「年次有給休暇の年5日取得」などが取り決められました。他にもフレックスに関する内容など、従業員の勤怠に大きくかかわる内容が盛り込まれており、それらが順守されていない場合違法とされる可能性があります。

　このように労働時間の把握が法律で義務化されている目的は、すべての労働者の健康を確保するためであり、労働基準法の労働時間が適用されない管理監督者の労働時間についても対象となることに注意しなければなりません。

　クラウド型の勤怠管理システムでは、法改正が生じる度に法律に沿った内容の機能をアップデートする事が可能で、また36協定を超過しそうな時には警告アラートを発する事で長時間労働を抑制する事も可能です。

③業務効率化による時間・コストの削減

　人事・労務の担当者にとって勤怠確認・給与計算は負荷のかかる業務であり、月末の締め作業には多くの時間がとられています。

　一切の間違いもなく打刻・申請がされていればまだしも、遅刻・早退や直行直帰の漏れ、申請未承認の発覚など、月末になって初めて不備が見つかることもあるでしょう。そして入力ミスをしないための防止策として、ダブルチェックが必要となれば、かなりの手間と時間がかかります。

　そういった毎月の勤怠集計や給与計算の確認作業効率化には、クラウド型の勤怠管理が大変便利です。打刻漏れや申請忘れはシステム内のアラートですぐに気づく事ができ、年次有給休暇の取得・付与日数も集計してくれるため、紙やExcelによる管理が不要になります。

　給与計算に必要な勤怠情報もすぐに出力が出来るため、そこから派生する業務が大変楽になり、人事労務担当者の業務効率化につながります。

 

④他システムとの連携

　勤怠管理システムの製品によっては、社員の勤怠データを人事労務担当者アカウントから一括してcsvやPDFに出力することが出来ます。

　一括で出力した勤怠のデータは、給与計算システムや明細システムなどほかシステムと連携ができるため、給与計算や明細の発行などをスムーズに行う事が出来ます。

　その他にも有給管理やシフト管理など様々な管理機能が付いている為、それらに関連したシステムへ連携する事で勤怠管理に関わる事務作業を一元化する事が出来ます。

 

⑤シフトの作成、管理

　クラウド型の勤怠管理システムでは、スマホやタブレットから社員が希望するシフトを入力・申請出来る機能が付いている事が多いです。

　従業員としては手軽に希望シフトを提出する事ができ、上長としては提出されたシフトを自動で表にしてくれて、最低限の人数や時給計算を行ってくれるため、両方にとってメリットがあるといえます。これまでメールや紙でシフトを確認し、Excelを活用して表を作成していた業務を、システムを使う事で効率化できるのです。

　そのため、本来行わなければならない店舗や事業所での業務に専念する時間が増やせるようになるのも、大きなメリットと言えるでしょう。

自社にあったシステムで、勤怠管理を効率化しよう

　クラウド型の勤怠管理システムについて、少しでも興味をもっていただけたでしょうか？

　働き方改革やテレワークの普及により、今後ますます正確な勤怠管理が求められるようになります。今までの紙やExcel、タイムカードを用いた管理方法では、法律に沿った勤怠管理を行う事は難しくなってくるでしょう。

　また、人事労務担当者の業務工数を削減できるツールとしてもクラウド型の勤怠管理システムは有効的といえます。

　実際、システムを導入するにはサービスごとの特徴や金額が変わってくるため、自社が必要とする機能が備わっているか・使いやすいかどうか、を比較してから導入をする事をお勧めします。

　弊社が提案する勤怠システム「勤怠Trust」では、1カ月の無料トライアルを利用することが可能なため、クラウド型の勤怠管理システムに興味のある企業様はぜひ一度、弊社にお問い合わせください。

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