どのような業務・業界・職種であっても、勤怠管理は必ず行わなければなりません。「労働時間の正確な把握」は企業の義務であり、適切な勤怠管理は従業員の健康を守る意味でも、企業全体の生産性向上を目指す意味でも、重要な課題といえます。

　そのため多くの企業では日ごろから正確な勤怠管理をこころがけていると思います。そして、集計された管理項目に不備がないかを毎月チェックして確定する作業の事を「勤怠の締め作業」と言います。

　普段から締め作業を行っている総務や経理担当の方であれば「締め」という言葉は馴染みあると思いますが、そうでない方々にはあまりピンとこないかもしれません。

　今回は勤怠の「締め作業」の重要性や、締め日に担当者が行わなければならない事を具体的に紹介していきます。

勤怠を「締める」とは？

　社内で定められている給与計算期間内の従業員の出退勤時間、残業時間、休日出勤時間などの労働時間をチェックし、データを確定する業務の事を「勤怠の締め作業」と言います。　　　　　

　大体の企業では毎月給与が振り込まれるため、一月毎に締め作業を行う事が多いでしょう。打刻漏れや申請漏れがないか、有給の残数があっているか、など、見落としてはいけない集計項目がたくさんあるため、人事・労務管理者にとって勤怠の締め日前後は繁忙期となる事が多いです。

　またタイムカードなどの紙ベースで管理を行っている企業の場合、手計算による勤怠集計が必須となるため、間違いがないかの二重確認や、漏れがあった際の再提出依頼など、システムを利用している企業よりも手間が多くなります。

勤怠を締める重要性

　従業員の適切な給与の支払いや、労働基準法に則った業務内容であることを客観的に証明するため、勤怠の締め作業はとても重要です。

　後になってから給与支払いのミスや時間外手当の不支給などが発覚すると、その後の会計処理が面倒になるだけでなく、従業員からの信頼度や会社としての評判も悪くなります。

締め日にはどんな事をするの？

　勤怠の締め日には、従業員の勤務状況を正しく把握するところから始まります。単純にタイムカードを確認するだけでなく、残業申請や有給休暇取得申請の確認は勿論、それらが紙ベースであれば回収を行い間違いや集計が申請通りに行われているか1つずつチェックする必要があります。

　また従業員が正しく申請を行っていても、承認を行う上司の業務が滞っていては処理を行うことが出来ないため、どの上司で申請が止まっているのか・いつまでに承認をしてもらうのか、といったスケジュール管理も重要になってきます。

　全社員の状況を確認しながら進めていかなければならない締め業務を、通常業務と併せて遂行していかなければならないため、時間が非常かかります。

「締め業務」を楽にするためにはシステム導入がオススメ

　勤怠の締め日に時間がかかる一番の原因は、人の手で作業をする事にあります。勤怠の不備確認から給与システムへの連動まで、自動で行ってくれる「勤怠管理システム」の導入を行えば、勤怠締めにかかる時間の削減する事が可能です。

　勤怠管理をシステム化すると様々なメリットがあります。なかでも１番のメリットは、締め業務にかかる工数が削減される事で人事・労務担当者の残業時間を抑える事が出来る事でしょう。今までは手計算で給与明細への打ち込みを行っていた場合には、手間の削減だけでなく、人為的なミスをなくすことが出来るようになります。

　ほかにも紙ベースのタイムカードを廃止し、ペーパレス化する事で申請書の紛失を妨げる事も出来るなど、様々な面で楽に管理が出来るようになります。

　また、打刻漏れや申請漏れを自動で感知し、規定を超える残業をした従業員がいた場合には上長に対して警告文の通知をしてくれる機能もあります。こういった見落としも防いでくれるので、締め作業もかなりスムーズに終わるでしょう。

　勤怠の締め作業は、給与の支払い額を決めるとても重要な作業になります。少しのミスも許されない業務となるため、余裕をもって時間をかけてチェックを行えるように、勤怠管理システムの導入を検討する事をお勧めします。

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