従業員の出勤時間や退勤時間、遅刻・早退、休暇取得状況、などを正確に把握し管理を行う事を「勤怠管理」といい、どの企業でも必ず行わなければならない業務の一つとなっているでしょう。

　この勤怠管理について、最近ではタイムカードなどの従来の紙ベースのものから、ITシステムを活用したデジタルベースのものへと移行する企業が多いことはご存じでしょうか。その背景には、紙ベースでの管理の乱雑さや、働き方改革による労務管理の強化などが挙げられているようです。

　しかし、今まで使用してきたタイムカードを一斉廃止し、新しいシステムへ移行するのには、管理面・費用面からみても大きな負担になりそう・・と考えている担当者の方は多いのではないでしょうか。また、タイムカードの辞め時が分からず、ずるずると使い続けている企業も多いでしょう。

　今回は、勤怠管理の電子化を行うタイミングについてご紹介します。

勤怠管理の電子化を考えるべきタイミング

　従業員の人数が少ない会社では、勤怠管理の集計を全て手作業で行っているというケースもあるでしょう。しかし、昨今の法改正などで対応すべきものが増えている今、アナログでの管理には限界があります。

　また、Excelで管理している、という会社であっても、本来のタイムカードを手作業でExcelへ打ち込んでいるのならば改善の余地はまだまだありそうです。

　それでは、手作業での管理をやめて電子化を検討するタイミングは一体いつなのでしょうか。次に挙げる項目について、当てはまる部分が一つでもあれば、勤怠管理の電子化の検討をしましょう。

①労務管理を強化したいとき

　長時間労働が問題視されている現在、勤怠管理の担当者は厳しく適切に従業員の労働時間を管理する必要があります。また管理だけでなく、いざ問題が発生した際には、どのような仕組み・体制で長時間労働の防止措置を行ってきたかの説明義務を果たすことも重要となってきます。

　紙ベースのタイムカードでは、月末に勤怠の集計結果が判明するため、月の途中での確認が困難になっています。気づいたら「残業時間の上限を超えていた」では、適切に労働時間の管理が出来ていたとは説明しにくいでしょう。

　長時間労働や欠勤、遅刻、早退についてリアルタイムで確認し、月の途中であっても都度確認を行う事で、事前に防止が出来るような体制を作り、労務管理の強化をしたい、と思った場合には電子化の検討を行う事をお勧めします。

②働き方の多様化に対応が出来ていない時

　時短勤務やシフト制など、昨今では一人一人のニーズに合わせた働き方が注目されています。また、新型コロナウイルスの影響により在宅勤務やサテライトオフィスといった、働く場所についても様々な種類があるでしょう。

　例えば同じ企業であってもAさんは「午前中は出社、午後に営業で外回りからの在宅勤務」Bさんは「終日出社の時短勤務」など、バラバラな規則で働いている場合、手作業で勤務時間の集計を行うのはリスクが高いでしょう。

　勤怠を電子化するとそれぞれの従業員に合わせた働き方が登録されるため、誤った集計が行われる事はなく、また働き方の変更を行う時も簡単に行えます。

③拠点が複数ある場合

　事業拡大などで企業規模が急速に拡大し、全国に複数の支店や拠点があるのに、労働時間の管理や勤怠集計は本社にて一括で行う、という企業は多いでしょう。この場合、集計はおろかタイムカードを回収するだけでも一苦労です。

　そのうえ、タイムカードに空欄がある・集計結果に誤りがある、といった問題が発生した場合には返送、確認、再郵送、といった手間が生じます。

　郵送のコスト、手間の確認、修正、といった問題がどんどん山積みになってきている、と感じた場合には、ネット上にてクリック一つで勤怠管理が行える電子化への移行を検討しましょう。

　昨今では新型コロナウイルスの影響で在宅勤務や時短勤務など、それぞれの従業員に合わせた働き方が主流となってきました。実際に目で見て従業員の勤怠状況の確認が出来ないなか、勤怠管理に関する様々な問題を解決するためには勤怠管理システムを導入する事は必須となります。

　とくに導入が初めての企業様には、ネット環境が整っていればすぐにでも始められるクラウド型の管理システムがお勧めです。

　弊社の提案するクラウド型勤怠管理システム「勤怠Trust」であれば、「労務管理」「働き方の多様化」「複数の拠点」の、どれであっても対応・対策が可能となります。また、社労士監修の基作られているシステムとなるため、昨今の長時間労働問題や働き方改革法案に則った適切な勤怠管理が簡単に始められるのも魅力の一つとなります。

　「いつかは勤怠管理のシステム化をしたい」と考えられている担当者様はぜひ一度、弊社の勤怠Trustまでお問い合わせください。

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