従業員の働きすぎを防いでワークライフバランスの充実を図るため、働き方改革法案により2019年4月から年次有給休暇5日取得が義務付けられました。

　年10日以上の年次有給休暇が付与される従業員(管理監督者含む)が対象であり、有給休暇の日数のうち、5日に関しては付与日から1年以内に使用者が時季指定をして取得させる必要があります。

　有給休暇義務化の制度では罰則もあるため、この改正施行に向けて企業は対策を取らなければなりません。今回は、この有給休暇5日取得の義務化の対策の一つとなる「有給休暇の計画的付与」について紹介していきます。

年次有給休暇の「取得義務」

　大企業・中小企業に関わらず、2019年4月の改正により、年10日以上の有給を付与している労働者には年5日の有給休暇取得が義務付けられました。

　この法が導入された背景には、日本における年次有給休暇の取得率の低さという問題があります。

　本来有給休暇とは、従業員から取得希望があった際には「事業の正常な運営を妨げる場合」でなければ拒否される事はなく取得でき、個々の用事にあわせて休暇を取得することが出来ます。しかし、実際には「みんなに迷惑がかかる」「後で多忙になるから」という理由で、取得をためらう人が多いようです。

　そこで、有給休暇の取得率を上げるために今回の働き方改革法案で改正が行われました。「自由に取るように」とされてきた有給が、「必ずとらなくてはいけない」休暇に変わったのです。

違反した場合には罰則対象に

　対象者に5日の有給を取得させず、この義務に違反したとされる場合には、企業に対して従業員一人当たり30万円以下の罰金が課される可能性があります。一人につきなので、10年いれば300万、100人いれば3,000万円にもなりえます。

　尚、具体的に罰則対象となる条件には以下のような場合が該当します。

 

・対象となる労働者に年5日の有給休暇を取得させなかった場合

・使用者による時季指定について、就業規則へ規定しなかった場合

・従業員の請求する時季に所定の年次有給休暇を与えなかった場合

 

　また今回の有給休暇取得の義務化以前に、従業員から請求された時季に有給休暇を与えなかった場合にも違法となり、「6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金」が予定されています。

　使用者が正当な理由で時季変更を行う場合以外、取得の申し出を拒否する事は出来ません。例えば「有給申請をしたが、上司に否認されて休めなかった」といった場合には違法になります。

　有給休暇は法律で定められている従業員の権利なので、正当な理由なく「与えない」という選択肢はないのです。

有給休暇の「計画的付与」とは

　罰則の対象にもなる有給休暇取得の義務化ですが、この新ルールへの対応策として注目されているのが「年次有給休暇の計画的付与制度」になります。

　計画的付与制度は「計画年休」とも言われ、労使協定に基づき年次有給休暇の内5日を超える分について、企業側が従業員の有給取得日をあらかじめ指定できる制度となっています。つまり労使協定の定めに従って、決められた日(時季)に有給休暇を取得する事になります。

　計画年休の中には「一斉付与方式」「交代制付与方式」「個人別付与方式」の3種類があり、それぞれ設定方法が異なってきます。

 

1)一斉付与方式

　企業や事業所全体で休業日として決めた日に計画年休を付与。従業員が一斉に休暇となり長期休暇が実現し、また経費の削減も図れる。

 

2)交代制付与方式

　班やグループごとに交代で計画年休を付与。シフト制によって交代勤務を行う事が多いサービス業や、部署毎に閑散期が異なる企業で使用しやすい。

 

3)個人別付与方式

　個人が取得計画に基づいて計画年休を取得。ワークライフバランスを重視しており、誕生日や結婚記念日など個人的に休みたい日に取得が可能。

 

　日本では夏季休暇や年末年始などに合わせて休暇を取得する傾向があるため、その前後に「一斉休暇」を行う事で、会社全体で長期休暇とする事が可能です。

有給休暇の計画的付与を行う場合の注意点

　計画年休によって労働者は休暇が取得しやすくなり、使用者は計画的に事業を運営できるようになります。また計画年休の日付が指定されている事で、労働者は計画的に余暇が楽しめる様になります。

　メリットが多く、有給休暇の取得率向上に大きい貢献をする計画年休ですが、注意点もあります。

 

・有給が少ない・未付与の従業員に対して

　計画年休の対象者は「有給休暇が6日以上ある労働者」に限られており、有給休暇を6日以上付与しているのであれば正社員・契約社員・パートといった雇用形態にかかわらず、計画年休の設定を行う事が出来ます。

　しかし、労働者の所定労働日数や勤続年数によって保有している有給日数が異なるため、保有日数が少ない従業員にとっては計画年休の数が増えると自身の有給日数が減ってしまうため不満の原因となる事があります。

 

・時季変更が出来ない

　計画年休により設定された有給休暇の日は、原則、労働者側からも企業側からもその日付が変更できない様になっています。通常の年次有給休暇であれば労働者の希望で取得ができ、運営に支障をきたすと判断された場合には企業側から時季変更の要請が可能ですが、計画年休の場合には例外となります。

　やむを得ない事情で変更を行う可能性がある場合には、あらかじめ協定書の中に特別事情による変更の定めを行っておくか、協定の再締結を行いましょう。

 

有給休暇の管理には、システム導入を検討しよう

　有給休暇取得の義務は正社員だけでなく、アルバイトやパートも含めた全労働者が対象です。法律で定められた以上、守れなかった場合には罰則の対象になる可能性があります。

　対策としては、個別指導方式で従業員に休暇取得を促したり、有給休暇の計画的付与を行ったりが有効的ですが、どちらにせよ「年次有給休暇管理簿」を作成し、従業員の有給管理をする必要があります。

　年次有給休暇管理簿をExcelやスプレッドシート、タイムカードで管理している企業様は、これを機にシステム導入も検討されてはいかがでしょうか。有給の取得期限や取得日数の管理を自動的に行ってくれるようになり、事務作業の工数を減らす事も出来ます。

　また出退勤管理を行う勤怠システムと連携していれば、自動で出勤率の判定を行った上で、有給日数の付与を行ってくれます。

　単純そうに見えて、実は管理や注意点が多い有給休暇の管理について、作業時間を有効に使いたいとお考えの担当者様は、勤怠管理システムの導入を検討してみるのもいいでしょう。

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