アルバイトやパートだけで店舗を回すことが多い飲食店や小売店等では、毎月のシフト作成や勤怠集計に時間を取られている事が多いのではないでしょうか。

　特に、簡単に打刻が出来るタイムカードを使用している場合、紙に印字された情報を目視でExcelやスプレッドシートに移したり、残業時間を手計算したり、月末に店舗の責任者が行うべき業務は膨大な量になります。また、毎月アルバイトやパートの社員から希望のシフトを提出してもらって、スケジュールを組み立てるのも責任者の重大な仕事です。

　このように、タイムカードで行う勤怠管理やシフトの管理といった面倒な業務をシステム化する事で、責任者の負担をぐっと減らすことが出来るのはご存じでしょうか。

　今回はシフト管理をシステム化する必要性や、従業員側・管理者側それぞれのメリットなどをご紹介していきます。

アナログでシフト管理をするデメリット

　シフト作成や勤怠管理を含めた「シフト管理」は、従業員の状況や人件費等の予算を把握するためにも適切に管理される必要があります。

　そして、アルバイトやパート社員方々は自分の希望するシフト日程を電話やメモ、LINEなど、あらゆる方法で提出します。人数が少なければシフト管理にそんなに時間もかかりませんが、人数が増えれば増えるほどシフト作成には時間がかかり、出退勤や残業時間の管理も乱雑になりミスが多発します。

　また複雑化したアナログでのシフト管理では、気づかないうちに「休憩時間の配分を間違えていた」という法律違反を犯してしまう可能性も起こりえます。アルバイト・パート社員であっても、休憩時間には守るべき法があり、もちろん深夜労働時間には割増賃金が発生します。

　単純そうに見えても、実は管理・把握しなければならない事がたくさんあるシフト管理を、人の目視と手作業のみで行うアナログな方法ではいつか限界がくるでしょう。また、昨今のサービス業の人手不足な状況を鑑みても得策とは言えません。

「シフト管理」のシステム化とは

　前項にてシフトのアナログ管理がいかに難しいかを紹介しました。それではアナログ管理に代わる「シフト管理のシステム化」とはどういったシステムで、タイムカードとどう違って、どのような機能が使えるのでしょうか。

　シフト管理システムとは、従業員のシフト作成、勤怠集計をクラウド上で一元管理し、社内業務の効率化が図れるシステムの事になります。具体的には下記のような機能が搭載さされている事が多いです。

 

・シフト作成

　日別、週別、月別で、働き方に合わせてシフト作成が可能となります。A店舗では週別だけど、B店舗では月別にシフト作成をしている、という場合でも、同じシステム内で、それぞれ別にシステム作成をする事が出来ます。

　中には、労務規定違反やリスクのあるシフトに対して自動でアラート警告が表示されたり、人件費を自動で計算してくれたりする物もあります。

 

・シフト申請

　従業員から個別にもらっていた希望シフトを一元管理する事が出来ます。従業員がシステム上で希望シフトを登録しておくとその情報が上長に届き、上長は一目で「誰が提出していない」「どの日に人が偏っている」という情報を読み取ることが出来るようになります。

　また希望シフトの情報を基に自動でシフト作成を行ってくれるシステムもあります。

 

・シフト変更

　授業や子供のお出迎えなど、急なスケジュール変更が発生した時でも、システム上でシフト変更申請を上げる事で休日・出勤・出勤時間の変更、などシフトの変更が出来る様になります。承認された申請はそのままシフト画面に反映されるので「シフト表を修正し忘れていた」というリスクもありません。

 

・就業時間の確認

　シフト管理と勤怠管理が紐づいているシステムであれば、出退勤打刻を行った時間と作成されたシフトの情報を基に遅刻・早退時間や残業時間、深夜労働時間等を集計できます。　　

　月末に手入力でExcelに移していた情報をリアルタイムで集計・表示できるため、働きすぎている従業員の確認や店舗の繁忙状況が一目で分かるようになります。

「シフト管理」システム化のメリット

・従業員のメリット

①最適な人員配置でシフトが安定化し、満足度が向上

　集計された希望シフトを基にシフト表を作成するので、希望に近い働き方が出来ます。また、従来よりも早い段階でシフトが作成される事で、従業員は自身のスケジュールが組みやすくなり、働きやすい職場が構成されます。

 

②勤務形態の幅が広がり、働きやすい環境が選択できる

　シフトが複雑化するため避けてきた夜勤や交代制等のシフト作成も一元化できるため、勤務形態の幅を広げる事が出来ます。そうなると、従業員の働き方も広がり満足度も向上するでしょう。

 

・管理者のメリット

①シフト作成や管理における、手間や工数の削減が可能

　従業員からシフトを集め、時間配分や能力を考慮しながらシフトを決め、それをExcelに入力して・・といった、今までシフト作成にかけていた工数や手間が削減できます。

　また、従業員の出勤・遅刻早退状況もシステム上で管理されているため、確認の手間も省けます。

 

②改善すべきポイントが可視化される

　各店舗の人件費や人員配置状況をまとめて管理する事が出来るため、売上予測に対して適切に人件費が組まれているか、店舗運営に支障のない人数が揃っているのか、を本部側からリアルタイムで把握する事が出来ます。

　また過去の履歴もボタン一つで簡単に確認が出来るため、例年と比較しながら店舗計画を立てる事が可能になります。

　シフト管理システムには色々な種類があり、実際に導入を考えた際に迷ってしまうでしょう。「いざ導入したものの、使えなかった」とならない様に、自社で必要な機能は何なのか、予算は、使いやすいデザイン性か、など疑問点を洗い出しておきましょう。

　弊社が提案する勤怠システム「勤怠Trust」であれば、標準機能としてシフト管理機能が使える様になっています。シフト集計や作成はもちろん、Excelで作成したシフト表をインポートしたり、シフト変更の際に従業員側よりシフト変更の申請を上げる事も可能です。

　勤怠管理と併せて、これからはシフト管理にも力を入れていきたいとお考えのお客様はぜひ一度、弊社の勤怠トラストまでお問い合わせください。

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