勤怠Trust労務リスク予防 社会保険労務士監修の勤怠管理システム「勤怠Trust（勤怠トラスト）」

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勤怠管理システム、導入時のシステム選びのポイント

システム化, 働き方改革, 労務, 機能説明, 管理

「従業員が増えたから、紙やExcelでのアナログ的な勤怠管理では限界が来ている」

「在宅勤務やテレワークが主流になり、目視での勤怠管理が不可能になりつつある」

「今のシステムでは法令に沿っていない事が発覚し、改善が必要となった」

 

　企業の総務・労務担当者の中には、このような悩みを抱えた人は多いのではないでしょうか。こういった悩みは「勤怠管理システム」の導入をする事で解決する事が出来ます。

　近年では新型コロナウイルスの影響や働き方改革より、様々な働き方が推奨されています。従業員の働きやすさが重視される一方で、管理側にはより正確で使いやすいシステムの導入が急務として課せられていることでしょう。

　今回は実際に勤怠管理システムを導入する際の選定のポイントについてご紹介していきます。

勤怠管理システムとは

　勤怠管理システムとは、社員の出退勤時間を管理するシステムの事で、システム上で残業申請や各種休暇の申請、月毎の勤務時間集計などを行う事が可能です。また入力されたデータに基づき、欠勤日数や深夜労働時間数・有給の残日数なども自動で計算をする事が出来ます。

　企業によっては、勤怠管理をExcelやタイムカードで行っている事もありますが、報告内容が従業員個人にゆだねられてしまう事から整合性が取れず、またデータ集計に時間がかかり管理部の負担となるため、昨今では多くの企業がこのシステムを導入しています。

　勤怠管理システムの主な機能には、下記のようなものがあげられます。

 

・打刻機能

　従業員が出勤、退勤した時刻を記録する機能。スマホやPCなど、基本的にはどこからでも打刻が可能。

 

・勤怠集計

　打刻された時間を基に、有給休暇や労働時間を自動集計する機能。

計算ミスや集計にかかる時間を短縮する事で業務の効率化が図れる。

 

・勤怠記録の保管

　労働時間・日数など勤怠に係る記録を保管しておく機能。紙ベースのものと違って、場所を取らずに過去のデータが保管でき、対象のデータをクリック一つで検索・閲覧する事が可能。

 

・各種申請管理

　有給申請、残業申請、休日出勤申請など、様々な申請を作成・承認・管理出来る機能。

 

・シフト作成・管理

　シフトを作成し、管理できる機能。システムによっては、ユーザー本人から希望シフトを申請してもらう事も可能。

 

・給与計算ソフトとの連携

　集計した勤怠情報を給与ソフトと連携する事で、簡単に給与計算を行える機能。基本的にはCSVデータでの抽出が可能

 

・通知機能

　長時間労働や打刻漏れが発生した際、自動計算された結果を基にユーザーへ通知してくれる機能。

 

選び方のポイント

　勤怠管理システムには多くの種類が存在し、種類によって機能も様々です。実際にシステムを選定する際には、何を基準にしたら良いのでしょうか。3つのポイントに絞ってまとめてみました。

 

・必要な機能が揃っているか

　勤怠管理システムに搭載されている機能は、多ければ多いほどいい、という訳ではありません。「使うかもしれない」と思って導入してみても、実際には全く利用せず、むしろユーザー側により間違った操作が行われた事で、データに不具合が出てしまった。なんて失敗も起こりえます。また、機能が増えたことで導入コストが上がってしまう、という事もあり得るでしょう。

　闇雲に機能を搭載するのではなく、まずは現状の自社の運用方法をしっかりと確認し、本当に必要な機能を洗い出すことが重要になります。

　例えば、雇用形態が正社員・アルバイト・契約社員・嘱託社員・・など、種類が多い会社であれば、それぞれの雇用形態に合わせた勤怠管理が出来るシステムがお勧めです。また、正社員のなかでも、フレックスタイム制や時短勤務・シフト制など働き方が多様化している場合には、それぞれの働き方に対応できるシステムが必須となります。

　社内環境や問題点をしっかりと把握し、そのうえで申請承認フローや残業時間の計算が正確に出来るか、など必要最低限の機能と照らし合わせてシステムを選びましょう。

 

・サポート体制は整っているか

　勤怠管理システムでは、運用開始前に従業員情報の登録や労働時間の設定など、登録しておかなければならない事がたくさんあります。しかし、設定がうまくいかずサポート要請をしてもシステム会社からの返答はなく、結局導入日に間に合わなかったなんて事例もあります。

　導入開始後も適宜サポートは受けられるのか、ミーティングを行うなど寄り添った体制が整っているのか、などを確認しておきましょう。導入前に無料トライアルを行っている場合には積極的に利用し、設定確認・運用体制の確認を行うのも有効的です。

 

・法改正に対応しているか

　労働基準法や、働き方改革法案など、勤怠に関連のある法律に則った管理が出来るのかどうか、また改正があった際にアップデートを行ってくれるのかどうか、もシステムを選択するポイントの一つになります。

　現在の法律に抵触せず、かつ今後の法改正にあわせてアップデート対応を行ってくれるシステムを選択しましょう。

　なお会社によっては、アップデートに対して別途料金が発生する可能性もありますので、そのあたりもしっかりチェックすると良いでしょう。

　これらのポイントはあくまで目安ですが、勤怠管理システムの導入を考える際には重要なポイントになってくるかと思います。今後は様々な要因により、今までの紙ベースでの勤怠管理は難しくなっていき、システムの導入が必須となってくるでしょう。導入の際にはこれらのポイントをぜひ参考にして頂ければと思います。

　また弊社が展開する「勤怠トラスト」では上述したポイントを網羅しており、導入の際にはIT導入補助金の制度も受けられるようになっています。法令にのっとた、適切な勤怠管理が行えるシステムの導入を考えていらっしゃる企業様はぜひ、ご連絡下さいませ。

 

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