昨今では働きやすい社会を目指すため、ワークライフバランスが重視され、働き方改革が推し進められています。労働者の立場から考えると、自分のライフスタイルにあった働き方が出来る事はありがたく、生産性の向上・有能な社員の獲得・長時間労働の削減、など多くのメリットが期待出来ます。

　しかしその一方で、働き方改革の推進により、正社員だけでなくパート・アルバイト・派遣社員・といった様々な「雇用形態」や、フレックスタイム制・変形労働時間制などの「勤務形態」が入り混じり、勤怠管理に追われている担当者も多いでしょう。

　「雇用形態」や「勤務形態」にあわせた管理は正確な給与計算に必須であり、その業務をないがしろにすると、気付かずに法律違反を犯していた、なんて事もあり得ます。

　今回はその中でも人数が多く、またシフト管理もあわせて行わなくてはならないパート・アルバイト社員の勤怠管理について注意点を紹介していきます。

パート・アルバイト、勤怠管理のポイント

　パートタイム・アルバイト労働者とは、1週間の所定労働時間が、同じ事業所に雇用されている正社員と比べて短い労働者の事をいいます。(パートタイム労働法では、「短時間労働者」といいます)

　こういったパートタイム・アルバイト労働者の勤怠管理には、下記のような注意すべきポイントが挙げられます。

・勤務日、勤務時間、時給額が一人一人異なる

　基本的に1週間毎日出社する事のないパート・アルバイトの社員は、勤務日・勤務時間が一人一人異なる事が多いです。例えば「月曜日出社」であっても、その中には「午前中のみ」「12時～17時」「ヘルプで入った1時間のみ」など様々な働き方があるでしょう。

　また、時給も勤務時間帯や勤続年数によって変わってくるため、一人ずつ正確な勤怠管理を行う事が必須条件となります。

・店舗運営の場合、上司が見ていないところで「代理打刻」が行われる

　自身の都合で遅刻しそうな時、仲のいい同僚にお願いして変わりに出退勤打刻をしてもらう、「代理打刻」が行われる可能性が大きいです。

　これは支店や店舗を多く展開しており、その運営の大半をパートやアルバイトに任せている場合に多く見られます。

　パート・アルバイト社員の場合、固定給ではなく時給で支払われる事が多いので、時間管理はより厳しく、適切に行う必要があります。

・毎月変動するシフトの管理

　パート・アルバイト社員の勤怠管理には「シフト管理」が欠かせません。一人一人異なる勤務日、勤務時間を、さらに毎月作成しなおすのは骨が折れます。

　シフト表、出退勤のデータ、時給などの契約内容を、すべて紐づけて一括管理を行う事が理想的と言えるでしょう。

注意点の解決策は？

　実際に例を挙げて注意点を紹介しましたが、これらの注意点に対する改善策に「適切な勤怠管理を心がける」以外はあるのでしょうか。

　おそらく、多くの企業で手書きの出勤簿・タイムカード・Excel、などの方法で勤怠管理を行っていると思いますが、これらの方法はいずれも人為的なミスが発生しやすく、正確な労働時間を把握する事が難しくなります。

　そこで、より適切な勤怠管理を行うのにお勧めなのが「勤怠システム」の導入になります。具体的には、下記のような点において管理が有効的になります。

・様々な雇用形態、勤務形態の作成、運用が一括で可能

・希望シフトの集計からシフト作成まで、システム内で補完できる

・出退勤打刻、給与計算、シフト管理の一括管理が可能

・個人情報と紐づけされている事により、他者からのアクセスが難しくなる

　またパート・アルバイト社員に限らず、長時間労働の抑制・申請書記入漏れの防止・位置情報システムによる状況確認、などの機能が搭載されているシステムも多くなります。

　雇用形態や勤務形態の数だけ、働き方は異なります。しかしどの働き方であっても、大事なのは「適切に管理を行う事」となり、それぞれのポイントに合わせてミスなく管理し、慎重に取り扱わなければなりません。

　手書きやExcelであっても管理は可能ですが、今後、ますます労働者に対して快適な働き方が増える分、管理の苦労は多くなっていくでしょう。

　また昨今では感染症拡大やオリンピックによる渋滞緩和のため、テレワークや時差出勤も推奨されています。こういった、様々な働き方に対応するためにもぜひ一度、勤怠システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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