「在宅勤務」の時間管理、企業が注意すべき点は？

　新型コロナウイルスの感染拡大により「働き方の多様化」が進み、テレワークの一環である「在宅勤務」を導入する企業が増えてきました。そして感染の収束が予見できない中、長期的に在宅勤務の継続を行う事を決定した企業も多いのではないでしょうか。

　在宅勤務は本来、感染症の拡大を防ぐためではなく、多様化する働き方に対応するため取り入れられたものです。朝の満員電車の緩和や、通勤時間のストレスをなくす事による業務の効率化、介護や育児を理由に自宅から離れて仕事をする事が難しい優秀な社員の確保、など多くのメリットが上げられます。

　しかし一方で、在宅勤務を未だに導入できずにいる企業や、導入を行ったことで勤怠管理がうまくいかずに頭を悩ませている企業も少なくないでしょう。

　今回は「在宅勤務」を導入する際に一番の問題となりやすい、在宅勤務者の労働時間の管理についてご説明させて頂きます。

「在宅勤務者の勤怠管理」の課題

　勤怠管理とは従業員がどれだけ働いたかを適切に管理する事であり、在宅勤務を行うにあたり「オンとオフの切替えがしっかりされているか」「情報の管理が出来ているか」という2点が大きな課題となってきます。

①オン/オフの切替えが出来ているのか

　出退勤、残業状況が目視で確認できない以上、在宅期間中の勤怠管理はすべて従業員による「自己報告」の内容がベースとなります。通勤して出社したり、退社してオフィスを出たりといった明確な切替えが無い分、プライベートと仕事の境界線が分かりにくくなり、退勤の報告後も働くことが可能となってしまいます。

　この課題の解決策として、在宅勤務前に全従業員を対象とした「仕事は時間内に終わらす」「サービス残業の危険性」に関した研修を行う事が有効です。

　また所定労働時間外に休憩時間の登録が出来るシステムを導入する事で、労働時間を過ぎてから何時間は休憩し、何時間は働いたという記録が残せるシステムを利用する事でメリハリをつける事も出来るでしょう。

②作業情報、進捗状況などの情報共有は出来ているのか

　勤怠の管理状況の報告はもちろん、仕事状況の報告や会議などのコミュニケーションツールを確立させておく事が重要になります。

　しかしその為に、テレビ電話やメールを使って逐一報告をさせるような方法は従業員の心身に大きなストレスを与え、生産性向上を阻むストレスの素になりかねません。

　そうなると企業にダメージを与え、在宅勤務導入にあたり対処しなければならない課題を新しく増やすことになってしまいます。

　この課題の解決策としては、情報共有が出来る管理ツールの導入などが挙げられます。スケジュール管理やチャットを通して手軽に従業員同士がコミュニケーションを取る事で、リアルタイムでお互いの状況が把握できる機能が有効でしょう。

　またその日の仕事内容を報告する日報機能などが備わっていれば、都度メールや電話を行わなくても簡単に上長へ報告する事が出来ます。

①正確な始業時間/終業時間の確認

　使用者は労働者の労働時間を適切に管理する義務があります。それは在宅勤務となっても同じであり、労働者一人一人の始業時間・終業時間を把握したうえで、正確な出退勤時間まで管理する必要があります。

②不正不可な勤怠記録

　前項でも記載したように、在宅勤務はプライベートと仕事の境界線が不明瞭なため、勤務後にサービス残業を行う事も、就業中にサボる事も可能です。

　そのため、紙ベースの物はもちろん、Excel等のいつでも変更可能な勤怠記録ツールは推奨できません。

　不正記録が不可能かつ、勤怠記録を行った位置情報を特定できるような、クラウド型の勤怠管理システムの導入が望ましいでしょう。

　柔軟な働き方が可能となる「在宅勤務」は、人材不足が懸念される企業にとってはメリットの大きい制度となっており、コロナが収束した後でも推奨される働き方になるでしょう。　

　しかし勤怠の管理者にとっては課題も多い働き方となるため、導入を行うタイミングでしっかりと対策を講じる必要があります。主に、適切な管理を行うためには勤怠システムの導入が必須と言えるでしょう。

　在宅勤務の導入にあたり、勤怠システムの導入に興味があるという担当者様は是非一度、弊社の「勤怠Trust」までお問い合わせくださいませ。

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