「勤怠管理」とは、従業員の勤怠状況を知るために必要不可欠な作業となり、給与にも大きな影響を与えるため適切に扱わなければなりません。今日はどれくらいの社員が働いているのか・遅刻や早退をしている社員はいないか・有給の残日数がどうなっているのか、など管理しなくてはいけない項目がたくさんあります。

　そして思わぬ勤怠トラブルを未然に防ぎ、正しい管理を簡単かつスピーディーに行うためにも、従業員一人一人が自身の勤怠状況を正しく記録、報告する義務があります。

　そのためには出退勤の打刻はもちろん、打刻修正申請や残業申請など、勤怠に関連する申請結果をリアルタイムに出勤簿と結びつけられる勤怠システムの導入が必須となるでしょう。

　弊社が提案する勤怠システム「勤怠Trust」では、勤怠管理に必要な多くの申請が既存機能として利用が可能となっており、スマホ等の端末を利用すれば、いつ・どこでも申請・承認が可能となっています。実際にはどのような申請の種類があるのか、いくつかご紹介させて頂きます。

・打刻修正

　遅刻・早退・打刻忘れ・打刻取消、が発生した際に正しい勤務時間へ修正を行う事が出来ます。また就業時間内の休憩以外の時間で中抜けを行った際には、「私用外出」の時間を申請する事が出来ます。

・残業申請/残業報告

　事前に残業を行う旨を伝える「残業申請」と、事後に実際の詳細、時間を伝える「残業報告」の2つが承認されると「残業時間」が加算されます。段階を踏まえて申請を行う事で、上司や管理者に残業の実態を把握させる事が出来ます。(「残業申請」のみとする設定変更も可能です)

・休暇申請

　有給休暇・半日(午前午後)休暇・時間休暇・特別休暇・欠勤、の申請が上げられるようになっています。あらかじめ申請・承認がされていれば、休暇日に打刻がなくても打刻漏れや欠勤扱いにはなりません。

・休日出勤申請/休日出勤報告

　事前に休日出勤を行う旨を伝える「休日出勤申請」と、事後に実際の詳細、就業時間を伝える「休日出勤報告」の2つが承認されると「休日出勤」として処理がされます。

　なお休日出勤申請の段階で、変わりに休暇を取得する日が決まっていれば、「振替休暇」も同時に上げる事が出来、また後日に休暇を取得したい場合には、別途「代替休暇」申請をあげる事で対応が可能になります。

・乖離理由申請

　実際に出退勤打刻をした時間と確定の時間(就業時間とされる丸め込みの時間)に乖離があった場合に、理由を上長に報告する事が出来ます。

　「大雪警報が発令したため、1時間早めに出社したけど始業時間まで労働していなかった」や「同僚と談笑しており退勤打刻が1時間遅くなってしまった」など、労働していない時間の理由をはっきりさせておく事ができます。

・交通費精算書(オプション)

　一月分の交通費を精算する事ができます。「月/日」「区間」「行先/移動目的」「交通費」等を記載し、請求書・チケット等をPDFでスキャンしておけばファイルを添付する事ができます。

　またカードリーダーのご用意を頂ければ、ICカード情報を登録し、カードをかざすだけで自動に交通費精算書を作成する事も可能です。

・工数管理(オプション)

　あらかじめ登録されている「プロジェクト」「作業」を選択し、該当の就業日の労働のうち何時間その作業に時間を費やしたのかが登録できます。

　今回ご紹介したものは一部であり、他にも勤怠管理を行う上で役立つ機能が数多く搭載されております。

　感染症拡大やオリンピックなど、様々な要因から出社勤務が難しくなった現代において、従業員の状況が目に見えなくても適切な管理を行うために勤怠システムの導入がお勧めです。クラウドを使用した勤怠システムにご興味のある企業様がぜひ一度、勤怠Trustまでお問い合わせください。

お問い合わせフォームはこちら ⇒ ⇒ ⇒ お問い合わせ・見積りフォーム
無料資料ダウンロードはこちら ⇒ ⇒ ⇒ 無料資料ダウンロード