勤怠システムを導入する事で得られるメリットはたくさんありますが、中でも一番の導入の目的は「勤怠の集計作業を手軽に済ませられる」ことではないでしょうか。

　締めの直前まで申請を放置していても、システムを利用していれば通知を発する事で本人に警告する事が出来たり、過去の従業員のデータをボタン一つで表示する事が出来たり、給与計算システムと簡単に連動が出来たり、など様々なことを簡単な操作だけで行う事が出来ます。

　弊社の提案する勤怠システム「勤怠Trust」では社労士監修のもと、上記のような機能のほかにも手軽に勤怠の集計が行えるように機能が実装されています。具体的にはどのような機能なのか、その一部をご紹介させて頂きます。

「勤怠実績一覧画面」で全社員の勤怠状況が一目で確認可能

　月末の締め時、紙のタイムカードやExcelを使用している場合には一人一人目視・手作業にて間違いや入力漏れがないかを確認する必要がありますが、システムではその必要がありません。

　勤怠Trustでは「〇月〇日毎」「従業員毎」「事業所毎」などの選択をすれば、簡単にその通りの順番で勤怠の実績一覧を表示させることが出来ます。表示された実績一覧では「打刻漏れ」や「遅刻」「早退」の確認はもちろん、「深夜労働時間」「週単位の法内残業・法外残業」等の時間も一目で確認できるようになっています。

　この「勤怠実績一覧画面」を確認できるのは特定の権限者のみとなっており、付与が行われていない一般のユーザーは自身の実績以外は確認が出来なくなっています。また「勤怠実績一覧画面」では本人に代わり、出退勤打刻の打ち込みや有給の取得登録等が行えるため、月末の締めまで申請を忘れている社員の勤務表に対して権限者が実績を付ける事が可能となっています。

集計結果は「日報」「月報」「年報」にて保存可能

　勤怠システム導入のメリットの一つとして「データ保存場所の心配がない」「簡単に過去のデータを探せる」ことも上げられると思います。

　クラウドサービスである勤怠Trustは無料で過去3年間分のデータを保存しておくことが可能となっています。しかし、「万が一に備えて、手元にデータを置いておきたい」と考える担当者も多いのではないでしょうか。

　勤怠Trustでは、集計された勤怠の結果を「日報」「月報」「年報」としてそれぞれPDFとcsvの形式で出力する事が可能です。必要に応じて各種帳票を出力し、自身の端末にデータとして保管をしておくことで、いざという時でも簡単に勤怠集計の確認が出来ます。

　また過去3年間分のデータの中には「退職者」の情報も含まれています。在籍中の集計結果が急遽必要になった、という場合であっても過去3年以内であればデータの閲覧・出力が可能となっています。

自社に合わせた形式で集計結果を出力

　勤怠Trustでは月次の集計結果をどのようなレイアウトで出力するかを設定しておくと、ボタン一つで順番通りのcsvを出力する事が可能です。

　自社で利用している給与システムに合わせたレイアウトを作成しておけば、勤怠Trust内で集計された勤怠データをcsv化、それを給与システムインポート、という手順で簡単に給与計算と連動する事ができます。

　今回ご紹介をしたのは勤怠Trustの一部となり、他にも「インフォメーション機能」や「タイムレコードのインポート・エクスポート機能」等、勤怠集計を手軽に行うための機能がたくさん実装されております。

また勤怠Trustは法に則った適切な管理ができるように、法改正が施工された場合には随時アップデートを行っていく予定となっています。今後は「子の看護休暇・介護休暇の時間給取得」や「人事機能オプション」も導入予定となっており、ますます使いやすさを実感して頂けるようになるでしょう。

　感染症拡大など様々な要因から在宅勤務や時差出勤が増加するにあたり、元来のタイムカードでの勤怠管理に限界を感じており勤怠システムに興味をお持ちの企業様は、ぜひ一度、勤怠Trustへお問い合わせください。

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