真面目で細かい性格が特徴的な日本において、長時間労働は依然として対処すべき課題となっており、これを解決するために「働き方改革法案」等の対策も実行されています。企業に罰則を設ける事で長時間労働抑制や有給の消化率を上げさせるのが狙いであり、実際に働き方が大きく変わった企業もある反面、長年続けてきた働き方を変えられず未だに残業を強いている上司や現場に悩んでいる労務・人事部の方も多いのではないでしょうか。
そんな現状を変えるために必須となるのが「勤怠システム」の導入です。申請報告のない残業や有給取得率の確認、打刻漏れの状況など、タイムカードでは見えていなかった部分が可視化されることで一人一人が「労働時間」に対して意識的になるよう促すことが出来ます。
弊社の提案する勤怠システム「勤怠Trust」では社労士監修のもと、様々な長時間労働を抑制するための機能が実装されています。具体的にはどのような機能なのか、その一部をご紹介させて頂きます。
一目でわかる、優れたデザイン性
勤怠システムを初めて導入するとき、「直感で使用できるかどうか」を気にする担当者は多いでしょう。システム操作は、SNSやネットに使い慣れている世代であれば簡単に行えるかもしれませんが、全社員が利用する場合には年配の方の使い方も含めて考慮しなければなりません。
そういった不安を解消するため勤怠Trustではデザイン性に注目をしており、項目の枠を大きく使用する事で、画面に表示されている図や文字が「何を」指しているのかが一目でわかるようになっています。
また画面には該当月の総労働時間・残業時間・休日出勤時間・深夜労働時間など基本的な就業時間の他に、有給の取得状況・申請の進捗状況・管理者からのメッセージを表示するインフォメーションの項目があります。これらの項目を分かりやすく表示させる事で、社員が自分自身で簡単に労働時間の把握を行えるようになります。
他にも長時間労働を意識させるため、管理者・上司設定をしているアカウントでログインをすると、トップページに「時間外労働ランキング」(残業時間の多い人ランキング)や「36協定超過回数グラフ」等のグラフやメッセージが表示されるようになっています。このように部下の労働時間を最初に表示することで「そんなに働いていたなんて気付かなかった」とは思わせないような工夫が施されています。
メールやポップアップで確認する警告文
前項目で紹介をしたように、グラフや表をトップページに持ってくる事で上司の長時間労働に対する意識は変わるかもしれません。しかし繁忙期やお客様の事情によって残業が重なってしまい、自分でも気付かないうちに４５時間を超えてしまった、という事態は十分に起こりえます。そんな可能性を防ぐのに使えるのが「自動警告文設定」になります。
様々な事象に合わせて「期間」「項目」「値」「警告方法」「警告対象」を設定しておく事で、設定された事象が発生した際には自動で警告文を飛ばすことが出来る機能となっております。
例えば【「１カ月」の合計で「時間外・休日時間」が「35時間」を超えたときに「メール」で「本人」に通知する】と設定をした際には、この状況になった時に自動で警告メールが飛ばされるようになっています。
ほかにも「申請の承認を促す警告文」や「乖離時間の発生に対する警告文」など、さまざまな設定を行うことが出来ます。
残業・休日出勤申請の二重承認
勤怠システムには基本的に「残業申請」や「休日出勤申請」が含まれており、システム内で申請から承認までの作業が行えるようになっています。勤怠Trustでもこれらの作業が行えるようになっていますが、この2つの申請には、事前に承認を得る「残業・休日出勤申請」と事後に実際の内容を報告する「残業・休日出勤報告」があり、それぞれが承認されて初めて「残業時間」「休日出勤」として認められる仕組みになっています。
利用者は毎度2回申請を上げなければ残業とは認められないため、惰性で居残りをする可能性が低くなり、上司は事前・事後、それぞれの内容を把握しなければならず無駄な残業は事前申請の段階で注意する事が出来ます。
(※この2段階残業申請は設定によって変更する事も可能となっております)
今回ご紹介をした機能は勤怠Trustの一部となり、他にも様々な長時間労働を抑制する機能がございます。また勤怠Trustは法に則った適切な管理ができるように、法改正が施工された場合には随時アップデートを行っていく予定となっています。
感染症拡大など様々な要因から在宅勤務や時差出勤が増加するにあたり、元来のタイムカードでの勤怠管理に限界を感じており勤怠システムに興味をお持ちの企業様は、ぜひ一度、勤怠Trustへお問い合わせください。
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