労働基準法にて、企業に保管することを義務付けている「法定三帳簿」をご存じでしょうか。「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の三つの帳簿のことを指し、この中でも「賃金台帳」に記載されている内容を証明する、「出勤簿」に位置づけられるのが「タイムカード」となります。

　タイムカードは賃金台帳を作成するうえで必要となる労働時間などのデータの裏付けとなる重要な書類なので、保存期間が設けられており、保存義務を怠った場合には罰金が課せされる可能性があります。

　一般的にタイムカードの保存が義務付けられている期間は、起算日から３年間となっていますが、その期間中にタイムカードを紛失してしまった・量が増えて置き場所がかさばるなどと言った不満も多いのではないでしょうか。

　こういった「タイムカードの保管」に関しての不平不満を解消するためにもおすすめなのがタイムカードの電子化になります。タイムカードを電子化することで、どのように便利になるのか、そのメリットをご紹介させて頂きます。

タイムカードの電子化とは

　紙を機械に挿し込み出退勤時間を印字していたタイムカードの代わりに、パソコンなどの電子端末から出退勤ボタンを押下したり、申請を行ったりする事をタイムカードの電子化といいます。そこで登録された出退勤の記録はデータとして保存されます。

電子化のメリット

①保管場所が必要ない

　従業員の人数が多ければ多いほど、３年分のタイムカードはかなりの量になることでしょう。また保管場所を確保するだけでも大変なのに、配置や並べ方に気を使いきちんと整頓する必要があり、それだけでも重労働となります。

　一方、勤怠システムによる電子化であればデータがすべてサーバーやインターネット上のクラウドに保管がされるため、保管場所が必要ありません。また、見たい情報を検索するだけで簡単に確認することもできます。

②不正行為の防止

　紙のタイムカードの場合、遅刻・早退があった際に同僚に代理打刻を頼むことや、手書きによる勤怠状況の修正などが簡単に行えてしまいます。しかし、だいたいの勤怠システムでは、システムへログインするのに個人認証のパスワードが必要となり代理打刻が難しくなります。

　また１度管理者によって締めが行われた後は、基本的にデータの書き換えができないため、修正には申請が必須となります。

③自然災害や盗難による紛失の防止

　タイムカードには保管期間が決められておりますが、台風や地震などによる自然災害が生じた際にカードがすべて紛失してしまった、という可能性ももちろんあり得ます。

そういった場合にデータとして残しておけば、万が一原本がなくなってしまっても簡単に復旧することが可能です。

　労働基準法では労働に関する重要書類の保管義務を課しており、違反した場合には３０万円以下の罰金に処される可能性があります。

　また従業員の就業の証拠であるタイムカードは、企業と従業員の間で勤務トラブルが生じた場合に終業時間を証明する重要な証拠として扱われます。残業代の未払い請求や賃金に関する請求があった際には会社側も未払いではないことを証明する必要があります。これらの理由からタイムカードは適切な管理がされるべきだと思われます。

　弊社が提供する勤怠システム「勤怠Trust」は、社労士監修のもと正しい勤怠管理が行えるクラウドサービスとなっております。ネット環境が整っている場所ならどこでも出退勤打刻や申請が可能となり、有給管理台帳や各種月報、退職者の勤怠情報の出力も簡単に行えます。また退職者の情報も含めて、過去3年分の従業員の勤怠データを無料で保存しておくことが出来るため、紛失の恐れもありません。

　勤怠情報の保管にあたりシステム化を検討されている企業様はぜひ一度、ご連絡くださいませ。

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