月末の締め作業の中でも特に時間がかかり、また慎重性を求められるのが「給与計算」ではないでしょうか。またこの計算をするにあたり必要不可欠なのが、正確な勤怠の集計結果です。

　この正確な集計結果を求めて勤怠管理をシステム化し、打刻・申請忘れの防止や有給日数管理を行っている企業は多くあると思いますが、システムによっては給与システムと連携できる物がある事をご存知でしょうか。

　「月末の計算作業にかける時間を減らして、経費削減を行いたい」「ヒューマンエラーをなくして、正確な集計を行いたい」といった担当者の悩みの解決策になる勤怠管理システムと給与システムの連携について、その内容をご紹介します。

給与計算に関する悩み

　紙のタイムカードを使用して勤怠管理を行っている場合、Excelシートへ転載、タイムカードの空欄の確認、ミスのチェック、労働時間・残業時間のチェック・・などの勤怠確認を行ってから給与計算、といった流れとなり、かなりの時間を確認作業へ費やすこととなります。また目視で行う作業のためヒューマンエラーが発生する可能性もあり、ミスが発覚した場合には再度確認作業が必要となります。

　タイムカードを使用した勤怠集計の場合、どのようなことに注意をしながら集計を行えばいいのでしょうか。問題点をまとめてみました。

①ミスが多発する

　勤怠集計、交通費計算、経費精算など、給与計算では扱わなければならない複雑な項目が多くありますが、勤怠システムの導入を行わず手作業でこれらの計算を行えばミスが発生する確率も高くなります。

　「給与」は従業員にとって重要視している項目の一つですので、ミスが発覚しないまま給与を支給し、それに気づいた従業員から信頼を損なう可能性があります。また逆に、ミスにだれも気付かないまま本来の金額よりも多く支払っていた、という可能性もあります。

②処理が乱雑になる

　従業員人数の多い企業では1人1人の情報を確認していく単調な作業を重ねていくうちに、処理や計算結果が乱雑になりがちです。また、年の途中で法改正が発生した際には、本来のやり方を変更して法改正に対応するなど、どうしても乱雑になりがちな作業が発生します。

③悪用される可能性がある

システムではない勤怠管理の場合、集計結果を第三者が簡単に変更することが可能です。残業時間の多い社員の残業時間を減らしたり、代休を所定休日として処理したり、わざと時間外労働賃金が支払われないような集計結果に改ざんすることが出来てしまいます。

　また従業員側も他人に出退勤打刻をさせる事が出来てしまうため、遅刻や早退の際に上長へ報告をすることなく、定時になったら代理打刻をお願いする、ということが可能となってしまいます。

　これらのようにシステム導入を行わず、勤怠管理から給与管理までの一連の作業を行うには多くのリスクがあります。正確な給与計算を行うためにはまず、法律に則り適切な勤怠管理が行える勤怠管理システムの導入が不可欠といえるでしょう。

勤怠管理から給与管理までの流れ

　一つのシステムで勤怠管理から給与計算まで行ってくれる物もありますが、ほとんどの場合が「勤怠システム」と「給与システム」を別物として扱っています。それでは実際、勤怠システムを導入した場合にはどのように給与システムと連携するのでしょうか。

　多くの勤怠システムでは項目を好きな順番に並び替えて、csvに出力する機能が備わっています。社員番号・氏名・実働時間・残業時間・有給取得日数・・など、勤怠システム内に登録されている情報を、使用したい給与システムで取り込むのに必要なcsvの形式に作成しておけば、ボタンを押すだけで瞬時にデータが作成されるという仕組みです。

　勤怠管理のシステム化が進むことで便利になるのは勤怠管理だけではありません。弊社が展開する勤怠システム「勤怠トラスト」では社労士監修のもと、法に則った勤怠管理ができるだけでなく、上記にあるようなcsvの項目を好きなように作成することで給与システムと連携をすることが可能です。

　勤怠のシステム化で従業員の負担を減らすだけでなく給与計算も楽に行えるようにしたい、とお考えの担当者様はぜひ一度お問い合わせくださいませ。

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