紙のタイムカードやExcelにて毎月の勤怠管理を行っている会社は「勤怠システム」を導入する事によって勤怠の正確な管理を行う事と、十分な満足度、高い生産性を得る事が出来るでしょう。
しかしいくら「システム」と言っても、人間が何もしなくていい訳ではありません。申請の承認作業や、長時間労働の確認、36協定の管理など、システムを利用しながら人間が行わなければならない作業が以外とあります。
それらの作業を手助けしてくれる機能が「自動警告通知」です。「申請を上げたのに、承認されない」といったヒューマンエラーや、「残業45時間の集計は出来ているけど、残業時間数が減らない」といった長時間労働の抑制に対してもこの自動警告通知設定は有効な手段となります。
各会社の勤怠システムによって警告を出せる項目は変わってきますが、具体的にはどのような事が可能になるのでしょうか。
自動警告通知の具体的な機能
自動警告通知とは、システム内で集計出来る結果を元に「この状況になったら」「誰に」「どのような」「メール・ポップアップ・メッセージを飛ばす」といった設定が出来る機能になっています。
例えばシステム内で「月の総残業時間が45時間を越えた」というデータを集計した時点で「上司に」「月末までの残業を抑制するような文面のメール」を飛ばす、といった事が可能になります。
どのような通知ができるのか
・長時間労働の抑制
勤怠システムを導入するうえで、一番可視化されるのが「長時間労働」となります。その為、上述の例にもあるように「月〇時間」を超えた時点で警告を出す、という警告設定を行っている企業は多いのではないでしょうか。
警告はあくまでメッセージであり強制力は持たないので「月20時間以上」「月30時間以上」「月45時間以上」と段階的に警告設定を行い、従業員に長時間労働の意識を持たせる方法が有効的です。
・承認の催促
今まで紙ベースで申請を上げていた会社では特に、システム上で承認ボタンを押すといった行動に慣れず、悪気が無くても申請を見過ごしてしまうといった上司がたくさんいるでしょう。
そんな状況で役に立つのが「承認の催促」を行う自動警告通知です。自分宛に申請が上がった時点ですぐに承認者へ「従業員〇〇から、このような内容の申請があがっています」といった風に催促する事が出来ます。
・有給の取得
働き方改革法案により、2019年から有給休暇の5日取得が義務付けられるようになりました。この法案が施行されるまで有給休暇の取得を行う機会が少なかった従業員にとって、有給残日数は何日なのか・いつまでに5日取得しなくてはいけないのかなど、不明な点が多くあるでしょう。
「有給休暇の取得状況」を知らせてくれる自動警告の設定をしておけば、取得期限前に「あと〇日取得を行って下さい」といった警告を出すことが出来ます。
・打刻修正の依頼
出退勤の打刻漏れや、休日出勤申請の漏れはそのまま放置しておくと、月末にあわてて確認・申請・修正をさせる事となります。
「打刻漏れ」が発生した時点で修正申請を上げる旨を従業員に警告する事は、本人だけでなく管理者の手間を省くことが出来ます。
人間の手では限界のある管理もシステムを導入する事で簡単に行えるようになります。今回ご紹介した「自動警告設定」もその1つで、1人1人の管理状況が把握できていない中で打刻漏れ・承認漏れが発生した際に自動で本人に警告を出してくれることは管理者の生産性を向上させ、経費の削減にも繋がるでしょう。
弊社の展開する勤怠システム、「勤怠トラスト」では上述の例に挙げたような自動警告設定が簡単に行えるようになっています。システム導入に伴い、様々な警告機能にも興味がある企業様は是非一度、勤怠トラストまでご連絡下さい。
お問い合わせフォームはこちら ⇒ ⇒ ⇒ お問い合わせ・見積りフォーム
無料資料ダウンロードはこちら ⇒ ⇒ ⇒ 無料資料ダウンロード