働き方改革法案の制定により、以前よりも厳しく残業時間削減に向けた取組みを行う必要が出てきました。残業時間を減らす有効な手立てとして、残業申請をルール化している企業も多いかと思いますが、申請を上げてくれない・残業代の為に仕事が無くても残っている等の問題が起きている企業も多いのではないでしょうか。

　また昨今では感染症拡大の影響によりテレワークを行う企業が増えてきました。就業状況を目で確認できないテレワークで残業時間をしっかり把握するためには、従業員と管理者の双方がしっかり理解し運用できる「残業ルール」を決める事が必要です。

　実際にどのような理由で、どのような残業ルールを決める事が企業にとってのメリットになるのでしょうか。

残業とは？

　普段何気なく行っている残業ですが、本来、労働時間は労働基準法に則り1日8時間・1週間40時間までと定められております。その時間以上働かせるには、企業と労働組合で時間外や休日労働に関する協定(いわゆる「36協定」)を結び、労働基準監督署に届けなければなりません。

　しかし、36協定を結べば何時間でも残業をしてもいいという訳ではありません。36協定にも上限があり、1月45時間・1年360時間までと定められています。

　残業についてのルール化がされていないと、やみくもに残業し結果的に上記の時間を超えてしまう可能性があります。36協定の超過は場合により罰則の対象となるため、本人だけでなく会社全体としてしっかりと管理をしましょう。

残業申請のルール化がもたらすメリット

・残業時間の削減

　残業申請をする事で実際の残業時間が可視化され、1ヵ月でどれくらいの残業を行っているのかが一目で分かるようになります。また上長が申請の承認を行う際に、部下の残業時間を確認する事となるので、無駄な残業を抑制したり、業務量の調整をしたり出来ます。

・生産性の向上

毎日ダラダラと残業を行っていた人も、申請を上げる事が義務となれば面倒さを考えて時間内に終わらせるように時間の調整をしながら働くこととなります。日中にメリハリをつけて働くことで、生産性の向上も図れるしプライベートの時間を充実させる事が出来ます。

どのようなルール？

・事前、事後申請

　「本日は〇時ころまで残業をします」という事前申請か、「昨日は〇時まで残業をしました」という事後申請のどちらかをルール化する事でメリハリのある働き方が出来ます。何時でもいいからとりあえず申請を上げましょう、では、月末にまとめて申請を上げて気づいたら上限時間を超えていた、なんて事もありえるので時間指定をする事が重要です。

　基本的に残業時間の削減は従業員にとってメリットですが、なかには残業代が減ると給与も減るから困るといった社員もいるでしょう。また残業なんて毎日しているのに、わざわざ申請を毎日上げるなんて面倒だと思う社員もいるかもしれません。

　そんな社員たちにしっかりと納得してもらうにはシステムの導入だけでなく、社内セミナーや資料配布等を行ってしっかり認識をしてもらうのも有効的です。

　残業時間の管理を適切に行うには紙媒体のタイムカードでは限界があります。勤務状況がリアルタイムで確認でき、残業申請にも対応しているような勤怠システムの導入をする事で、より残業時間削減の効果を実感できます。

　弊社が展開している勤怠システム「勤怠トラスト」では残業の事前・事後申請はもちろん、長時間労働に対する「自動警告設定」や「残業時間メーター」等の自身で残業時間の把握が簡単にできる機能が搭載されております。

　長時間労働の抑制の為、勤怠システムの導入を考えられている企業様は是非一度、お問い合わせください。

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