社内で働いている従業員は基本的に1人1人、行っている業務が違ってきます。特に営業社員は抱えている案件ごとに外回りがあったり、社内で仕事をしたりと、上司ですらスケジュールの管理が曖昧になり、現在誰がどこで何の仕事をしているのかが分からないなんて事もあるのではないでしょうか。

　社員のスケジュール共有が上手くいかないと確認作業に時間がかかり生産性が下がったり、ばれない事を悪用して仕事をさぼる従業員が出てきたり、とマイナスな面が目立ってしまいます。

スケジュールの共有にはオンラインツールがお勧め

　上記のようなマイナス面に頭を悩ませている企業様にお勧めなのが、オンラインツールを使用したスケジュールシステムの導入です。

　現在、様々な要因から在宅勤務や時差出社など、管理者の目に見えない箇所で働く方法が増加傾向にあります。今までは社内のホワイトボードに「〇月〇日 〇時～〇時　○○へ営業」などといった情報を書込んでスケジュール共有を行っていたかもしれませんが、自宅や社外で仕事を行っている場合にはホワイトボードの情報を確認するすべがありません。また自身が外出する際も同様に、他者へスケジュールを共有しておく事が出来なくなってしまいます。他にも手書きでの共有の場合には、予定変更があった場合に手軽に変更が出来ない・予想外に会議が延びて席に戻れない・字が乱雑で読み取れない、などの問題点があり、そもそも信憑性に欠けるスケジュールとなってしまう可能性があります。

　こういった問題点を解決するためには、オンラインを利用したスケジュール管理システムの導入が不可欠といえるでしょう。それでは導入が行われた場合にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

①スケジュールの編集がどこからでも行える

　在宅勤務や時差出社など、違う場所・違う時間で働いている社員の情報がリアルタイムに確認できるため、わざわざ本人へ確認を行う必要がなくなります。またスケジュールを書き込む側も、出先で急な予定変更・キャンセルが生じてもPCやスマホから簡単に予定変更を行う事ができるので、社内の人間へ連絡して代理でホワイトボードに記載してもらうなんて手間を省く事も出来ます。

　ネット環境が整っていれば使用できる事が大きなメリットとなるため、海外出張などの出先でもスケジュール変更を行う事が出来ます。

②社内メンバーの予定調整が容易になる

　ミーティングや会議をセッティングする時、まず出席メンバーのスケジュール空き情報の確認と会議室の予約が必要になります。ホワイトボードや紙ベースのスケジュール管理ではこれらの確認にかなりの時間をかけていたかと思いますが、システムを利用すれば一目でメンバーと会議室の状況が確認出来ます。システムによってはスケジュール管理機能だけでなく、会議室予約も一緒に行えるものもあります。

③長時間労働の抑制になる

　本人のスケジュール管理はもちろん、上司や管理者が部下の仕事内容を把握するためにも使えます。無理な会議や営業を詰め込みすぎていないか、現実的に休憩時間を取得するのが難しい働き方になっていないか、といった事を確認し、あまりにも無茶な働き方をしている社員には注意を行う事が出来ます。

　スケジュール共有ツールの最も重要な目的は「利便性」です。便利にするために導入したはずのツールが使いにくい、操作が難しい、画面がみにくい、などといった問題を抱えては逆に利用するのに時間や手間がかかってしまう可能性があります。必ず、自社の使い道にあったシステムを導入するようにしましょう。

　弊社の展開する勤怠システム「勤怠トラスト」は、社労士監修のもと正確な勤怠管理が行えるだけでなくオプション機能として「スケジュール管理」が出来るようになっています。全社員のスケジュール確認・内容の共有・だけでなく、会議室の予約や備品の予約もできるようになっており、スマホからの利用も可能なため、出先での急なスケジュール変更にも対応が可能です。

　勤怠管理とスケジュール管理、両方の面からシステム化による利便性を考えられている企業様は是非一度、お問い合わせください。

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