月末の締め作業といえば「勤怠管理」に多くの時間を割かれるイメージですが、営業社員が多い会社だと同じくらいに手間がかかるのか「交通費申請」ではないでしょうか。一見単純そうに見える交通費精算ですが、移動手段・区間・使用した電車は定期圏内なのか、など多くのチェックリストが存在しています。そのうえ、紙ベースの申請書を使用している会社であれば申請書と領収書の照らし合わせ、申請書と金額の計算、など更に業務の負担が大きくなります。

　そんな「交通費精算」の業務を楽にしてくれるのが、交通費精算システムです。交通区間を打ち込めば自動で計算をしてくれたり、記入ミスがあったらアラートを出してくれたり、ICカードと連携する事で定期圏内を自動で差し引いたり、と手作業では対応できない事もシステムを導入する事で簡単に対応可能となります。また最近ではクラウド型のシステムが主流となっているため、移動中の出先でもスマホから経費精算が手軽に出来るようになります。

　上記のように経費精算業務の効率化に大きな貢献をもたらす「交通費精算システム」ですが、導入するのであれば自社に合ったものでなければ意味がありません。実際に導入するにあたり、どのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか。

導入のメリット

1)精算業務の手間が削減

　手書きの申請書に領収書を添付して申請、などの紙ベースの業務を行っている会社にとってはメリットであり、導入を行う１番の理由ではないでしょうか。

　システムの導入を行う事で、自動で区間の金額を算出したり、出先から申請する事で月末に溜め込む事がなくなったり、領収書をファイル添付する事で「どの申請書のどの領収書か分からない」といった事態に陥ったりする事がなくなります。

2)不正な申請の防止

　過大申請や私的支出が問題となっている企業も少なくないと思いますが、システムにて即時申請のルールを徹底する事でリアルタイムでの確認を行い、不正を防ぐことが出来ます。

　またシステムによっては申請ルートとGPSを連動させる事が出来るので、本当に申請の時間に申請の場所にいたのかが確かめられます。

3)全てのデータの一元管理が可能

　交通費精算だけでなく他の清算が搭載されているシステムを利用したら、交通費申請はこのシステムを使って、経費精算はこっちで・・といったように、バラバラに管理する必要はありません。

　また「経費」だけでなく、勤怠管理と連携できるものであれば月末の勤怠の締めと経費の締めを１度に行う事が出来、担当者の労働時間削減にもなります。

導入のデメリット

1)1からの説明が必要

　今まで紙ベースで行っていたものを急にシステムベースに変更する事は、かなり大掛かりな作業となります。元々PCが得意な人が多い会社であればまだしも、そうでない場合にはしっかりと教育・対応を行う必要があります。経費関連の不備は信頼問題にかかわってくるので、しっかりと対応を行いましょう。

2)搭載機能の確認

　せっかく導入を行っても使用しない機能が多く、料金だけがかかってくる・・と言っては意味がありません。必ず導入前に、自社に必要なシステムや金額面の調査を行いましょう。

　また最近のシステムではトライルとして無料で使用できる期間を設けている企業もありますので、積極的に利用してみるのもいいでしょう。

　コストをかけて導入するからにはなるべく失敗は避けたいものです。様々なカタログやHPを確認して自社にピッタリのシステムを導入するようにしましょう。

　また社内で少し特別なルールを設けていて、自社に合うシステムがなかなか見当たらないといった悩みをお持ちの企業であれば、「カスタマイズ対応」を行っているシステムを検討するのも１つの手段となります。

　弊社が展開している「勤怠トラスト」は社労士監修の元、適切な勤怠の管理が行えるだけでなくオプション機能として「経費精算システム」を加える事が出来ます。勤怠管理と経費精算の一元管理に興味をお持ちの企業様は是非一度、お問い合わせください。

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