社内でのオフィスワークが中心であれば出社後すぐに「出勤打刻」を記録する事は容易ですが、外回りがメインの営業職の方は直行・直帰・出張など様々な要因からタイムカードを押すことが出来ず虫食い状態になってしまうケースが多くみられます。

　特に直行直帰の場合は「どこから」「どこまで」が労働時間に入るかが重要となってくるため、正確な管理が必要となってきます。それにも関わらず「直行直帰の申請を忘れていた」「月末にまとめて穴埋めをしたけど正確な時間は覚えていないため、正しい集計結果を得られない」等の問題に悩んでいる労務担当者の方も少なくないでしょう。

　このような勤怠状況を解決するのにお勧めなのが、位置情報を利用した勤怠集計です。ネット環境が備わっていればスマホやPCなどの端末から打刻が出来る、クラウド型の勤怠管理システムを導入する事で勤怠集計がますます気軽に行えるようになるでしょう。

位置情報を利用した勤怠管理とは？

　元来の紙のタイムカードでは手作業で労働時間の集計・管理を行うため、毎月の給与計算作業や労務管理に時間がかかってしまいます。そんな手間を省くため、近年各企業にて導入が増加傾向にあるのが「勤怠管理システム」です。勤怠管理システムは、システム上で出退勤時間の把握や集計・長時間労働の可視化等が行えるため、正確な勤怠管理が可能とされています。

　その勤怠管理システムの機能の1つとして注目されているのが、出退勤時にGPS機能を使用して「位置情報」を取得できる打刻機能です。紙媒体のタイムカードと違い「いつ」「どこで」打刻したのかがリアルタイムで把握できるため、出張や直行直帰先で気軽に打刻が行えるうえに、不正な打刻を防ぐことも出来ます。

位置情報打刻のメリット

①タイムカードの虫食い状態を防げる

　多くの勤怠システムには併せてワークフロー機能も備わっているため、今まで通り申請にて直行直帰や出張の報告を行う事も可能でしょう。しかし申請の上げ忘れが発生したとしても、位置情報システムが使用出来れば「どこで」「いつ」出勤したかを上長へ報告できるため、申請が無くても正確な出退勤打刻をする事が可能です。

　今までは空欄が目立っていたタイムカードを埋める事ができ、月末にまとめて修正を行っていた時間も有効に使えるようになります。

②勤怠の不正を防げる

　ネットが使用出来る環境であれば「どこからでも」「どの端末でも」打刻が出来る事が勤怠管理システムのメリットですが、裏を返せば「遅刻してもスマホから出勤打刻が出来る」「同僚に頼んで代わりに出勤打刻をしてもらう」といった不正も行えます。しかし位置情報の取得が出来れば「誰が」「いつ」「どこで」打刻しているかが一目で分かるため、そういった不正を防ぐことが出来ます。

　他にも指紋認証やICカード打刻でも同じように不正を防ぐことが可能ですが、それらの打刻には別途機械の購入を必要とする場合が多いため、端末の位置情報をオンにしておいたり、専用のアプリをダウンロードしたりするだけで済む「位置情報」取得による打刻はコスト面でも優れています。

　このように位置情報を利用した勤怠管理には様々なメリットがあります。しかし、位置情報の取得は従業員の個人情報を取得するのと意味合いが同じになってくるため「個人情報を会社へ与えたくない」といった従業員も出てくるでしょう。

　そういった可能性を考え、位置情報の取得を利用するかしないかを選択できる管理システムを選んだり、あらかじめ勤怠管理以外では位置情報の利用はしない事を従業員に周知させておく必要があります。

　正しい勤怠管理がされないまま普段通りの出張や直行直帰が重なると、給与の払い漏れなどの重大なミスにつながる可能性があります。弊社が展開する勤怠管理システム「勤怠トラスト」では、出退勤時の打刻場所の位置情報取得が可能となっております。どこで・いつ打刻したかを正確に把握する事はもちろん、本人の意思により位置情報を与えたくないといった際には端末の設定をオフにしておけば勝手に知られる事もありません。またネット環境さえあれば、どこからでも出退勤が可能になるため海外出張の際にも出先にて打刻をする事が可能となっております。

　営業職による出張・直行直帰だけでなく、在宅勤務やテレワークが急速に導入されているいま、従業員の勤怠状況をより細かく適切に管理する事が必要となってきています。位置情報の取得はもちろん、勤怠管理のシステム化に興味のある担当者の方は是非一度、勤怠トラストについてお問い合わせください。

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