正社員やパート、派遣社員など様々な雇用形態があり、それぞれのライフスタイルに合わせてフレックス制や労働裁量制など、多様な働き方を導入している企業が多くなってきました。自分の希望に合わせて働き方を変えられることは従業員にとってメリットであり、採用活動を行う際に自社の強みにもなります。

　しかしその分、企業側は複雑な雇用形態を人毎にしっかりと把握・管理する必要があります。間違いのないよう的確かつ迅速に勤怠管理を行い、より仕事の効率化を求めるためにアナログからシステム管理へと移行していく社会の動きに対して、紙ベースのタイムカード式からなかなか脱却できない企業が多いのも現状です。

　タイムカードからペーパレス化し、システムに移行する事にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

タイムカードのデメリット

　今までは常識だったタイムカードを利用したアナログ式の勤怠管理は従業員にとって楽であり、また機械を使い慣れていない年配の方にとっても簡単に操作が出来ます。またほかの従業員の勤怠状況が確認出来るため、「あの日、誰が何時間出社していたっけ？」という疑問にも、わざわざ管理部を通さなくてもすぐに確認が出来ます。

　このようにメリットもあるタイムカードですがその分デメリットも多くあり、また最近のシステムは操作が簡単に済むものも多くあるためメリットのカバーも出来るでしょう。

①コストの削減

　紙を使った勤怠管理より、システムを導入した方がコストがかかりそう・・と思われるかもしれませんが、月の締めを行う際の人件費がアナログとシステムでは大きな違いとなってきます。1人1人の勤怠時間に漏れ・不備がないか確認する作業は、従業員の数によっては３～4日はかかる事もあるでしょう。

　しかし、不備を本人に自動で通知してくれるようなシステムであれば確認作業に時間を取られる事なく、締作業を大幅時短縮する事が出来ます。

　またタイムカードの保存期間は3年間と義務付けられており、膨大な量のタイムカードを保存しておく場所が必要ですが、システムであれば保管場所の確保も安心です。

②長時間労働の防止

　紙での勤怠管理の方法では勤怠状況が見えない為、月の締めが行われるまで何時間働いたのかが分かりにくくなっています。月末になり、実際に締め作業が終了した時点で初めて長時間労働が発覚していては手遅れとなってしまいます。

　その点、システムであれば上司がリアルタイムで従業員の労働状況を確認出来るため長時間労働の抑制も簡単にできるようになります。また去年4月から施工された働き方改革の1つに上げられている、有給休暇5日の取得義務の状況も確認ができるため、取得漏れをなくすこと可能でしょう。

　現在、様々な要因によりテレワークを推奨している企業も多いと思われますが、テレワークによりますます勤怠管理のペーパレス化は進んでいき、勤怠システムの導入も必須となるでしょう。

　「勤怠トラスト」ではわかりやすい操作方法やデザイン性により、今までタイムカードを使用していたお客様からも「使いやすい」とのお声を頂いております。また長時間労働を管理するための警告文設定やグラフの表示などを、リアルタイムで集計する事が出来ます。

　デジタルシフトしていく社会への対応策として、タイムカードから勤怠システムへ移行をご検討されている企業様はぜひ一度、お問い合わせください。

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