勤怠管理とは一般的に、企業や事業所(使用者)が従業員の時間外労働・有給休暇取得・出退勤確認などの就業状況を適切に管理する事を言います。

　しかし最近では在宅勤務の推奨化が進み、従業員が自宅にて仕事をする機会が増えてきたため「仕事」と「プライベート」の線引きがあいまいになり、勤怠管理が難しくなってきているなどが課題として挙げられているかと思います。

　在宅勤務にて使用者が従業員の勤怠管理を徹底的に行うためには、従業員の意識向上と勤怠管理システムの導入が必要不可欠になりますが、その為にはどのような課題や解決方法があり、どのようなシステムを選択するべきなのでしょうか。

勤怠管理の課題

　前述の通り勤怠管理とは従業員がどれだけ働いたかを適切に管理する事であり、在宅勤務を行うにあたり「オンとオフの切替えがしっかりされているか」「情報の管理が出来ているか」という2点が大きな課題となってきます。これらの課題を在宅勤務という状況下において、どのようなシステムを利用する事で対応できるのでしょうか。

①オン/オフの切替えが出来ているのか

　出退勤、残業状況が目視で確認できない以上、在宅期間中の勤怠管理はすべて従業員による「自己報告」の内容がベースとなります。

　通勤して出社したり、退社してオフィスを出るといった明確な切替えが無い分、プライベートと仕事の境界線が分かりにくくなり、退勤の報告後も働くことが可能となってしまいます。

　この課題の解決策として、在宅勤務前に全従業員を対象とした「仕事は時間内に終わらす」「サービス残業の危険性」に関した研修を行う事が有効です。また所定労働時間外に休憩時間の登録が出来るシステムを導入する事で、労働時間を過ぎてから何時間は休憩し、何時間は働いたという記録が残せるシステムを利用する事でメリハリをつける事も出来るでしょう。

②作業情報、進捗状況などの情報共有は出来ているのか

　勤怠の管理状況の報告はもちろん、仕事状況の報告や会議などのコミュニケーションツールを確立させておく事が重要になります。

　しかし、その為にカメラを付けて監視したり、テレビ電話やメールを使って逐一報告をさせるような方法は従業員の心身に大きなストレスを与え、生産性向上を阻むストレスの素になりかねません。そうなると企業にダメージを与え、在宅勤務導入にあたり対処しなければならない課題を新しく増やすことになってしまいます。

　この課題の解決策としては、情報共有が出来る管理ツールの導入などが挙げられます。スケジュール管理やチャットを通して手軽に従業員同士がコミュニケーションを取る事で、リアルタイムでお互いの状況が把握できる機能が有効でしょう。またその日の仕事内容を報告する日報機能などが備わっていれば、都度メールや電話を行わなくても簡単に上長へ報告する事が出来ます。

　2020年に入り様々な要因で在宅勤務を行う企業が増えてきました。そしてコロナ感染病の拡大にあたり、在宅勤務は今後もある程度定着していくでしょう。そこで重要なのが、出退勤の打刻・各種申請・GPS機能による位置情報の確認が可能なインターネットを介したクラウド型のツールの導入となります。

　クラウド型勤怠管理システムである「勤怠トラスト」では出退勤の打刻はもちろん、社内でお互いのスケジュールを公開できるカレンダ機能や日報機能、スマホでの利用、業務の中断や中抜けを記録する機能も搭載されています。またIT導入補助金の対象となっている本システムであれば、導入時に手続を行えば助成金を受ける事も可能です。コロナ終息後も見据えて、勤怠管理システムのクラウド化に興味がありましたら、是非ともご連絡下さい。

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