2019年4月から、働き方改革の一環として10日以上の有給休暇が付与される従業員に対して年5日の有給取得が義務付けられました。ではこの改革に伴い、使用者は「年次有給休暇管理簿」の作成・保存をする事も義務付けられている事はご存知でしょうか。

年次有給休暇管理簿とは

　年次有給休暇管理簿とは時季・日数・基準日を明らかにした書類の事で、作成後、当該年休を与えた期間中から期間の満了後3年間の保存が義務付けられています。

　またこの管理簿は労働者名簿や賃金台帳と合わせて作成する事も可能となっており、必要な時にいつでも出力できる状況であればシステム上で管理しても問題有りません。

　働き方改革が施行される前までは有給休暇の残日数で取得状況を確認している会社が多かったようですが、残日数の確認だけでは年度ごとの取得状況を把握する事が難しいため、使用者・労働者が一目みて分かりやすい管理簿はお互いにとって利点と言えるでしょう。

内容

年次有給休暇管理簿に記載しなくてはいけない項目が3つあります。

基準日・・労働者に有給休暇が付与された日。多くの企業は入社から6カ月後に8割以上の出勤率を満たしている場合に付与が行われるため、入社日から6カ月後が基準日となる企業が多いです。しかし、6ヶ月経過前に付与を行う可能性もありますので、自社の就業規則をしっかり確認してください。また、基準日が2日ある場合には2日分の記載が必要です。

日数・・基準日から1年の間に労働者が取得した有給休暇の日数。時間単位の有給(時間休)の取得分は「年５日の取得すべき有給休暇」には含まれない為、取得日数の一部としては計上できません。

時季・・労働者が実際に年次有給休暇を取得した日付

保管方法

　有給休暇管理簿は各基準日から１年経過した後、３年間保管する義務があります。管理簿を作成する理由は有給休暇の取得を促すためであり、管理簿を作成しなかったからといって厳しい罰則がある訳ではありませんが、労働者へ適切に有給休暇の取得をさせていない場合には罰則の対象となる可能性があります。

　従業員のリフレッシュを促すために義務化となった有給休暇の取得義務化、それに伴う有給管理簿の作成は会社にとって優先事項となるでしょう。

　勤怠トラストに搭載されている「有給休暇管理台帳」では必須項目の基準日・日数・時季を従業員、使用者のどちらからでも閲覧が出来て、データとして３年６ヶ月の間保存を行うことも可能となっております。

ご興味がある場合には是非、ご連絡ください。

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