交通費・経費精算にかかる作業の実態

今の時代、働き方改革の影響や業務を簡素化する傾向から、システムの導入によって作業の効率化を見込む企業が増えているのではないでしょうか。
例えば、交通費精算・経費精算の業務は、システムを導入することで作業時間の大幅な短縮を見込むことができます。

現状、紙やExcelで申請を行っている企業にとって、交通費・経費申請にかかる作業コストはどれほどなのでしょうか。

交通費を申請することの多い営業担当者と、申請された内容のチェックと集計を行う経理担当者は、作業時間も多く負担がかかってしまいます。
営業担当者は、行き先や日々の外出でかかる交通費をすべて書き出し、運賃を調べて集計し申請を行うと思います。しかし、件数が多い場合は、その作業だけでもかなりの時間がかかってしまいます。

毎日その日の精算を行って申請すればそこまで時間は取られない作業かもしればせんが、外出先での営業活動と帰社後の事務作業に追われてしまい、申請の閉め切り直前にまとめて申請を出す担当者が多いようです。

一方、経理担当者は社員から申請された内容に対し、定期区間の控除や経路確認等をチェックすることになります。

申請された費用に差異が発生すれば差戻しを行います。少額の差異であっても、社員数や申請量が多いと会社にとっては大きなと損失となりえます。
経理担当者には、負担と手間がかかる作業でもあります。

双方の担当者のみならず、社員は申請に手間がかかってしまい、管理側は申請ミスや運賃差異のリスクを伴っていることになります。

交通費・経費精算システムの導入

交通費・経費精算においては、パッケージ型のシステム導入が適しています。
一般的な精算の流れについては、各社であまり業務特性が強くないことが多いため、パッケージソフトで賄うことができる業務といえそうです。

申請の流れとしては、ICカードを専用の端末機器にかざします。読み取ったICカードの利用データの中から申請が必要な経路のみを選択し、申請ボタンを押下するだけで、定期区間を自動で控除した申請ができます。記入漏れやミスがなくなり、申請にかかる作業の負担は軽減できます。

経理側においても、控除された運賃かどうかの確認や計算の作業は不要となり、締め切り後に申請されたデータを出力して給与ソフトに取り込むだけで作業は終了です。作業時間は大幅に短縮されます。

また、スマホで利用できるシステムであれば、外出先から申請することもできます。特に営業担当者にとっては、作業が軽減するだけではなく有効に時間を利用することが可能です。

勤怠Trustは、勤怠管理だけでなく、交通費・経費精算、グループウェア、チャットワークの機能をオプションとして搭載可能です。

交通費精算の機能は、定期区間を控除した状態で登録されることはもちろん、スマホで申請・承認ができます。

機能毎にそれぞれのシステムを入れることなく、勤怠Trustを導入するだけで作業効率が向上します。

働き方改革や今後の労働力不足を補う意味でも、今の段階から備えて改善していくことで、本来の業務の質も上がっていくのではないでしょうか。

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